Als ich 2011 mein Unternehmen gründete, war eine der ersten Aufgaben natürlich, mir ein kleines Büro einzurichten. Ich hatte zwar schon einen kleinen Arbeitsplatz Zuhause, jedoch fehlten noch einige Utensilien. Nun, drei Jahre später, habe ich einige Anschaffungen schon wieder aussortiert und ein paar neue kamen hinzu. Welche 10 Dinge ich jedoch für das Büro als ExistenzgründerIn notwendig und wichtig finde, möchte ich in diesem Artikel erläutern.
Inhaltsverzeichnis
1. PC / Notebook, Drucker & Co.
Für jeden Existenzgründer, dessen Unternehmenskonzept eng mit dem Internet verflochten ist, ist natürlich die Anschaffung der entsprechenden technischen Ausstattung notwendig. Hierzu zählen PC oder Notebook, aber auch Drucker und Scanner.
Zu Beginn meiner Existenzgründung wollte ich natürlich möglichst wenig Kosten für die Büroausstattung verursachen und arbeitete vorerst mit meinem privaten Notebook. Einzig einen neuen Drucker samt Scanner legte ich mir neu zu.
Kleiner Hinweis: der Übergang eines privaten PCs oder Notebooks in die Anlagen des Unternehmens sollte innerhalb der Buchhaltung / Steuererklärung Beachtung finden.
Um etwas komfortabler Arbeiten zu können, legte ich mir außerdem einen zweiten Bildschirm zu, um diesen an mein Notebook anzuschließen und somit eine größere „Arbeitsfläche“ zu erhalten.
Häufig ist dies sehr praktisch, da man so nicht permanent zwischen mehreren Fenstern wechseln muss, sondern direkt bspw. eine Webseite und ein Programm geöffnet haben und einsehen kann.
2. Telefon
Um für Geschäftspartner und Kunden erreichbar zu sein, ist natürlich auch ein Telefonanschluss samt Telefon ein wichtiger Bestandteil der Grundausstattung eines Büros.
Da ich keine Lust hatte, unseren privaten Telefonanschluss erst noch umständlich zu verändern und nach einer kostengünstigen Lösung suchte, entschied ich mich schließlich für ein Voice Over IP-Paket von sipgate.
Sehr praktisch daran: man kann über die Zeit optional weitere Rufnummern bzw. Durchwahlen hinzubuchen und ist über eine App auch auf dem Handy über die Festnetznummer erreichbar. Außerdem war es mir ganz recht, dass ich hier keine langen Vertragslaufzeiten hinnehmen musste.
Einziger Nachteil: um ein richtiges Telefon anzuschließen, benötigt man ein sogenanntes VoIP-Telefon. Hier entschied ich mich für ein VoIP-Gigaset, das mir bis heute gute Dienste leistet.
3. Visitenkarten, Flyer, Firmenstempel
Für den Start natürlich ebenfalls unerlässlich: Visitenkarten, die was her machen, ein paar Flyer und der Firmenstempel.
Ganz zu Beginn sah ich keinen Sinn darin, mir noch extra einen eigenen Firmenstempel zuzulegen. Das Problem ist aber, dass der Firmenstempel unter einigen Vertragsunterlagen und Dokumenten häufig verlangt wird.
Außerdem kann man wohl nicht leugnen, dass ein Firmenstempel doch irgendwie etwas „hermacht“. Am besten finde ich persönlich jene Stempel mit einem integrierten Stempelkissen – das geht schnell und einfach und man braucht sich nicht noch ein gesondertes Stempelkissen zulegen.
4. Ablage & Ordner
Während ich mich selbst zum Beginn meiner Selbstständigkeit mit Ordnern und Ablagesystemen regelrecht bombardiert habe, bin ich mittlerweile zum „Büro-Minimalismus“ zurück gekehrt.
Es ist wie so oft: je mehr Raum und Möglichkeiten man hat, um Zettel, Unterlagen & Co. zu verstauen, umso unübersichtlicher wird das komplette Ablagesystem mit der Zeit.
Irgendwann hatte ich selbst kaum noch einen Überblick wofür ich eigentlich alles bereits Ordner angelegt hatte und legte teilweise Dinge doppelt ab. Das wurde mir dann zuviel und ich minimierte mein Ablagesystem schließlich, wobei es mittlerweile nur noch drei Bereiche gibt: Ordner für meine Buchhaltung (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Steuerunterlagen & Co.), Ordner für Lieferanten & Geschäftspartner und einen Ordner mit Informationsmaterial.
Alles andere lege ich entweder direkt nur digital ab oder es kommt auf einen „Papierhaufen“, den ich regelmäßig durcharbeite und anschließend vernichte.
5. Externe Festplatte(n)
Das bringt mich auch direkt zum nächsten Punkt: Der Datensicherung. Hier im Blog habe ich ja schon mehrmals über die Möglichkeiten der Sicherung von lokalen Daten geschrieben.
Meine persönlich bevorzugte Variante ist die ebenfalls lokale regelmäßige Sicherung meiner Daten auf externen Festplatten.
Man kann es wirklich nicht oft genug sagen: Eine regelmäßige Sicherung der eigenen Daten kann im Ernstfall viele graue Haare vermeiden.
Einen wirklich schlimmen Fall hatte ich (Gott sei Dank) noch nicht, jedoch kann es schnell mal passieren, dass das Notebook den Geist aufgibt und dann steht man komplett ohne Daten da und muss sich alles mühsam aufgebaut erneut aufbauen.
6. Schreiberlinge & Co.
Was Schreib- und Büroutensilien betrifft, halte ich es ebenfalls relativ überschaubar. Was ich in meinem Büroalltag benötige sind lediglich folgende Dinge:
- ein angenehmer Kugelschreiber
- einen grünen Textmarker
- eine Schere
- ein Locher
- ein Tacker
- ein paar Post-Its
- Klebestreifen
- Briefumschläge
- Papier
Das war es auch schon. Wenn man gerade dabei ist, das eigene Büro auszustatten, dann mag man eventuell dazu neigen, alles mögliche für besonders wichtig im Büroalltag zu halten. Vieles ist aber einfach gar nicht notwendig und braucht nur Platz.
7. Taschenrechner
Und auch der Taschenrechner ist für mich zu einem unerlässlichen Werkzeug geworden. Natürlich bietet auch Windows einen kleinen Taschenrechner, aber um Angebote und Preise zu kalkulieren, finde ich es einfach angenehmer mit einem Taschenrechner in der Hand zu arbeiten.
Für mein Empfinden geht das schneller. Zudem bietet der Windows Taschenrechner nicht ganz so viele Funktionen.
8. Angenehmer Bürostuhl
Eine wichtige Lehre, die ich aus nun 3 Jahren Selbständigkeit gezogen habe ist weiterhin, dass man an ziemlich vielen Dingen sparen kann, aber der Bürostuhl unbedingt von Qualität und Komfort sein sollte. (siehe mein Artikel „Ergonomie im Büro – 5 Tipps für weniger Rückenschmerzen„)
Im ersten Jahr entschied ich mich für „irgendeinen“ Bürostuhl und büßte schließlich mit dauerhaften Rückenschmerzen.
Wenn es also geht, dann würde ich immer empfehlen, sich gleich einen „vernünftigen“ Bürostuhl mit einer guten Ergonomie zuzulegen.
9. Kalender
So schön und handlich Outlook & Co. auch sind. Ich persönlich benötige einen „richtigen“ Kalender in meinem Büro, um stets einen Überblick über aktuelle und künftige Termine zu haben.
Die Einen bevorzugen dazu großflächige Wandkalender, andere mögen lieber Tischkalender oder auch Taschenkalender.
Taschenkalender sind vor allem dann hilfreich, wenn man sie zur Aufgabenplanung nutzt.
10. Whiteboard
Sehr praktisch finde ich auch die Anschaffung eines Whiteboards. Da es aus Platzgründen gar nicht anders geht, habe ich mir ein relativ kleines zugelegt und nutze es meist, um Ideen und andere Dinge, die ich nicht vergessen möchte, zu notieren.
Natürlich könnte ich mir diese Dinge auch in meinen Kalender schreiben, aber im Gegensatz zu meinen Kalenderseiten habe ich das Whiteboard permanent vor Augen und die Ideen verschwinden nicht mit dem Umschlagen der Seite.
Bildquelle: Pixabay.com
Nicht jeder kann sich aber auf einen Schlag eine komplette Büroeinrichtung leisten. Besonders Kleinunternehmer müssen auf jeden Euro achten. Ich besuche daher öfters Geschäftsauflösungen – da findet man immer wieder hochwertige Möbel zum günstigen Preis. Möbelhäuser wie Ikea oder ähnliches bieten auch ziemlich günstige Büroeinrichtungen an.
Eine kleine Anmerkung: Der Fiemenstempel ist aber nicht gesetzlich vorgeschrieben, also kann das eigentlich keienr von dir verlangen das du einen solchen besitzt.
Wenn man Ihn selber macht, lohnt es sich das Logo mit in den Stempel prägen zu lassen. Denn das taucht dann jedes Mal sehr präsent auf und prägt sich beim Dokumentenempfänger ein.
Der Stempel kann auch erstmal eine günstige alternative zum eigenen Briefpapier sein. Gerade ohne ein großes Büro ist es schwer viele Briefbögen zu lagern.
Teuer ist das Stempelprägen lassen heute auch nirgendwo mehr.