Projektmanagement mit Comindware Project – Test & Erste Schritte

Besonders im Online-Bereich ist das Projektmanagement ein wichtiger Baustein für den Erfolg eines Unternehmens. Doch welche Methode und welches Tool ist dann das richtige für mich und mein Unternehmen? Scrum und Kanban sind der Hit im „agilen Projektmanagement“, machen aber nicht für jeden und alles Sinn. Nach wie vor, sind aber auch klassische Projektmanagement-Methoden und -Lösungen gefragt. Eine dieser Lösungen ist das Tool von Comindware, namens Comindware Project, das ich euch heute etwas näher vorstellen möchte. 

Anmeldung, Testaccount und Nutzungsmöglichkeiten

Die Anmeldung für den Testaccount ist denkbar einfach gestaltet. Es müssen ein paar wenige persönliche Daten eingegeben werden. Im Anschluss erhält man eine E-Mail mit einem Aktivierungslink und den Zugangsdaten und schon kann es losgehen. Die Zusendung der Mail hat übrigens keine 5 Minuten gedauert. Nachfolgend erhält man noch eine Mail von einem persönlichen Ansprechpartner. Falls man also Probleme oder Fragen hat, kann man sich stets an einen zugewiesenen Mitarbeiter wenden – für mich der erste Pluspunkt.

Weiterhin sei erwähnt, dass Comindware als Projektmanangement-Tool nicht nur am Desktop, sondern auch auf dem iPad, iPhone und auf Android-Smartphones genutzt werden kann und zudem Aufgaben zwischen Outlook und Comindware synchronisiert bzw. verwaltet werden könne.

Erste Schritte mit Comindware

Das Einloggen von Comindware funktioniert über den Browser. Dazu klickt man einfach den Aktivierungslink aus der E-Mail und loggt sich ggf. noch mit den zugeschickten Zugangsdaten ein. Der Start mit Comindware sieht dann aus wie im folgenden Screenshot. Hier hast Du nun die Möglichkeit, direkt selbst Projekte und Aufgaben anzulegen oder die ersten Schritte mit Hilfe des Tutorials zu durchlaufen.

Los geht es natürlich mit dem Anlegen eines ersten Projektes, sowie untergeordneten Aufgaben. Bereits hier fällt auf, dass die Oberfläche relativ selbsterklärend ist und sich auch ohne Tutorial vermutlich gut und einfach nutzen ließe.

Innerhalb einer Aufgabe eines Projektes können zudem verschiedene Merkmale definiert werden. Das wichtigste ist natürlich, die Aufgabe an sich kurz zu beschreiben und so einen unmißverständlichen Aufgabentitel zu vergeben. Zusätzlich können noch folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Bearbeiter der Aufgabe
• Status der Aufgabe
• Fälligkeit der Aufgabe
• verbleibende Arbeitszeit der Aufgabe
• protokollierter Zeitaufwand
• Projektzugehörigkeit
• übergeordnete Aufgabe (damit kann man Aufgaben bspw. in kleine Teilaufgaben splitten und sortieren)
• Anhängen von Dokumenten
• Beobachter der Aufgabe
• Aktivitäten-Timeline der Aufgabe

Hinweis zum Tutorial: Wenn Du das Tutorial von Comindware nutzen möchtest, empfehle ich Dir, die Anweisungen genau zu befolgen. Andernfalls bricht das Tutorial leider ab und du musst von vorn beginnen. 

Übrigens: unter dem Menüpunkt „Meine Arbeit“ findet man eine Art Timeline der Aktivitäten, die über Comindware erfolgt sind. Diese lassen sich kommentieren und diskutieren.

Projekte verwalten

Nun wissen wir, dass es ziemlich einfach ist, Projekte, Aufgaben und Teilaufgaben zu erstellen. Innerhalb eines Projektes lassen sich beliebig viele Aufgaben erstellen – auch nachträglich ist es möglich, neue Aufgaben zu bestehenden Aufgaben hinzuzufügen und diese neu zu priorisieren. Das Einfügen und Priorisieren funktioniert ebenfalls einfach, wobei die Prioriäten über Drag & Drop der Aufgaben erfolgt.

Schiebt man nun bspw. Aufgabe 3 vor Aufgabe 1, wird die Priorität von Aufgabe 3 hochgesetzt. Im Basisplan der Aufgaben wird die zeitliche Planung der Aufgaben damit auch automatisch angepasst, sodass Aufgaben mit höherer Priorität natürlich zuerst fertig werden bzw. eingeplant werden.

Zusätzlich kannst Du Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben erstellen. Oft ist es ja so, dass Aufgabe 2 nicht angegangen werden kann, wenn Aufgabe 1 nicht erledigt ist. Ein klassisches Beispiel wäre hier die Erstellung eines neuen WordPress-Themes (=Aufgabe 1) und das Testen des Themes (=Aufgabe 2). Bevor nichts erstellt ist, kann man auch nichts testen.

Um diese Abhängigkeiten in Comindware zu definieren, kann man mit zwei Klicks im Basisplan der Aufgaben eine Art Anker setzen. Versucht man nun bpsw. Aufgabe 3 zwischen die Aufgaben 1 und 2 zu schieben, wird dies nun nicht mehr funktionieren, da diese beiden Aufgaben abhängig voneinander sind.

Weiterhin lassen sich einst definierte Aufgaben auch zu Teilaufgaben machen, indem sie per Drag&Drop in die Aufgabenkarte einer anderen Aufgabe geschoben werden.

Kollaborieren

Comdinware unterstütz auch die Kommunikation und Kollaboration zwischen weiteren Team- und Projektmitarbeitern. Die Grundlagen erläutert ebenfalls das Tutorial.

Dazu kannst Du Dir ein eigenes Profil mit Bild und Namen anlegen. Anschließend wählt man im linken Navigationsbereich „Personen“ und fügt über das Plus-Symbol weitere Mitarbeiter hinzu.

Das Hinzufügen erfolgt über die E-Mail-Adresse der jeweiligen Person. Außerdem kann man Rollen verteilen. Auswählen kann man bspw.:

• Administrator
• Regulärer Benutzer
• Eingeschränkter Benutzer
• MItwirkender

Innerhalb der Benutzerkarten lassen sich viele weitere Details einstellen. So kann man hier beispielsweise weitere Kontaktdaten hinterlegen, Büro, Abteilungen und Fertigkeiten der Person definieren. Für etwas Motivation sorgt außerdem der Bereich „Auszeichnungen“. Hier können Mitarbeitern diverse Auszeichnungen zugeordnet werden. Sehr praktisch ist außerdem die Eingabe von nicht verfügbaren Zeiten. Ist ein Mitarbeiter also im Urlaub, kann er dies hier eintragen. Diese Informationen werden innerhalb der Projektplanung der zugewiesenen Projekte und Aufgaben Beachtung finden.

Ressourcen-Verwaltung

Im vierten Schritt des Tools lernen wir die sogenannte Ressourcen-Verwaltung kennen. Veranschaulicht wird diese anhand zweier Demo-Projekte.

Ein wichtiger Punkt der Ressourcen ist die Arbeitsauslastung einzelner Mitarbeiter. Diese kann man unter Personen -> Arbeitsauslastung einsehen. Hierzu gibt es eine grobe Ansicht, die zeigt, wann genau der Mitarbeiter verfügbar und nicht verfügbar ist. Außerdem ist eine Detailansicht möglich, die die verfügbaren und nicht verfügbaren Zeiten auf Basis der Projekte zeigt.

So kann man aus dieser Ansicht beispielsweise auch ablesen, ob eine Person an bestimmten Tagen überlastet ist. Diese Tage werden rot markiert. Die Überlastung in der Planung lässt sich direkt über diese Ansicht beheben. Dazu klickt man auf den rot markierten Tag. Es erscheint eine Prognose-Ansicht im rechten Seitenbereich.

Werden nun Änderungen am Planungsablauf vorgenommen, die Verzögerungen nach sich ziehen, wird das ebenfalls angezeigt. Ist die Ressourcenzuteilung okay, kann man diese übernehmen. Im Anschluss wird der einst rot markierte Tag nun blau schraffiert dargestellt.

Neben dem Planungsmodus gibt es aber auch die Möglichkeiten, vergangene Arbeitsaufwände einzelner Mitarbeiter nachzuhalten. Dies erfolgt über den Menüpunkt Arbeitszeittabellen.

Fazit – Comindware als Projektmanagementlösung

Mein ganz persönliches Fazit ist, dass Comindware auf mich einen sehr guten, modernen und intuitiven Eindruck macht. Wer sich grundlegend schon mal mit dem Thema Projektmanagement beschäftigt hat, kommt mit diesem Tool auch ohne Tutorial klar. Das spricht eindeutig für Comindware. Super ist auch, dass man sich mit dem kostenfreien Testaccount erst einmal einen Eindruck des Tools verschaffen kann.

Für kleine und mittlere Unternehmen sehe ich Comindware als Projektmanagement-und Kollaborations-Tool ganz weit vorn. Als EinzelunternehmerIn kann man es zwar auch einsetzen, um Projekte konkret zu planen. Ob man in solch einem Fall jedoch ein solches Tool benötigt, ist Geschmackssache. Ich habe mich in den letzten Monaten öfter mit diversen Projektmanagement-Tools beschäftigt und bin am Ende dann oft doch wieder bei Excel + meiner ToDo-Liste gelandet. Der Grund ist: für mich als einzelne Person ist es so schlichtweg einfacher. Auf der anderen Seite kann ich mir aber auch vorstellen, dass es Freiberufler und EinzelunternehmerInnen gibt, für die Comindware als Projektmanagement-Lösung ideal wäre. Wie gesagt, Geschmackssache.

Müsste ich mich für eine Projektmanagement-Lösung entscheiden, wäre Comindware definitv ganz weit vorn dabei. Eine wesentliche Rolle spielt dabei auch der Preis. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern, stellt Comindware hier keine Abhängigkeiten zwischen Preis und Anzahl der Mitarbeiter oder Anzahl der Projekte auf.

Die Modalitäten sind ziemlich einfach gehalten: entweder 21,84 € netto pro Monat oder 206,91 € netto pro Jahr kostet eine Lizenz, wobei man sich zusätzlich entscheiden kann, ob Comindware in der Cloud oder auf den eigenen Servern laufen soll. Die preisliche Gestaltung finde ich absolut vertretbar und angemessen.

Alles in allem also ein klares Pro für Comindware als Projektmanagement-Lösung.

Bilduellen: comindware.com/de