Bürobedarf im Home Office – das brauchst du wirklich

Schon ein paar Mal ging es hier im Blog darum, welche Geschäftsausstattung für dich als GründerIn bzw. Selbständige(r) im Home Office tatsächlich notwendig ist. Aber was ist eigentlich mit dem Bürobedarf, den man so tagtäglich braucht? Es wird schließlich so unendlich viel in Läden und Online Shops angeboten, was den Büroalltag erleichtern soll. Ich habe mal meinen Schreibtisch und mein Büro unter die Lupe genommen und zeige dir, welche Dinge du in Sachen Bürobedarf tatsächlich benötigst.

Bevor es los geht, möchte ich gern noch die Geschäftsausstattung vom Bürobedarf abgrenzen. Das ist nicht nur buchhalterisch wichtig. Bei der Geschäftsausstattung handelt es sich um Gegenstände des Sachanlagevermögen. Für ein Home Office können das bspw. Notebook, Rechner, Tablet, Drucker, Smartphone und Co. sein. Von Bürobedarf hingegen spricht man bei Dingen, die für die Abwicklung in der Büroarbeit eingesetzt werden. Dazu zählen Stifte, Papier, Ordner usw..

Papierkram, Kalender und Notizen auf ein Minimum

Mir geht es grundlegend so: je mehr Papierkram auf meinem Schreibtisch rumliegt, umso unwohler fühle ich mich beim Arbeiten. Nach 5 Jahren Selbständigkeit brauche ich Klarheit und Überblick auf meinem Schreibtisch.

Während vor einigen Jahren noch etliche Post-Its, Zettel und Notizblöcke auf und um meinen Schreibtisch herum schwirrten, versuche ich Zettel und Papierkram mittlerweile auf ein Minimum zu beschränken. Ich habe es auch mal mit einer ausgeklügelten Ablage ausprobiert, mehr Ordnung auf meinen Schreibtisch zu bringen.

Schließlich stellte ich irgendwann alles nur noch auf ein Minimum um. To Do Listen führe ich ausschließlich nur noch über ToDoist. Darüber organisiere ich mittlerweile auch meine Projekte und damit entfällt eine ganze Menge Papierkram.

Zettel finden sich auf meinem Schreibtisch lediglich als temporäre MindMaps oder Gesprächsnotizen wieder, die dann wiederum in Aufgaben in ToDoist eingetragen werden.

Mit der eingehenden und ausgehenden Post handhabe ich es mittlerweile ganz einfach. Es gibt eine Ablage „erledigt“ und eine Ablage „unerledigt“. Alles was sich in der Ablage „unerledigt“ befindet, existiert auch als Aufgabe in ToDoist und wird dann termingetreu abgearbeitet. Für die Ablage „erledigt“ gibt es einen Termin am Freitag Nachmittag.

Ein guter Zeitpunkt, um Unterlagen in Ordner zu sortieren und so wieder für Ordnung zu sorgen.

Tinte & Toner auf Vorrat

Hat man sich erst einmal einen guten Drucker zugelegt, braucht man hin und wieder auch neue Tinte bzw. Toner. Je nach Druckerhersteller bekommt man hierfür im Netz Vorratspacks oder günstige Alternativprodukte.

Ich empfehle dir, vorher mal zu vergleichen, wie hoch die Kosten für Tinte und Toner online sind (inkl. der Versandkosten!) und das dann mal mit lokalen Anbietern zu vergleichen. Ab einer bestimmten Menge oder bei versandkostenfreier Lieferung lohnt sich häufig die Bevorratung über Online Shops.

Warum Bevorratung? Meistens geht einem die Tinte / der Toner dann aus, wenn ein ganz wichtiges Angebot ausgedruckt werden muss oder ähnliches. Es ist dann besonders nervend, zeitraubend und kostenintensiv irgendwelche Tinte irgendwo zu kaufen.

Nach einer Weile kennt man ja seinen Tintenverbrauch. Einfach eine Erinnerung alle 3 Monate in den Kalender, um nach dem aktuellen Tintenvorrat zu schauen und gegebenenfalls nachbestellen.

Ordner für mehr Übersicht

Zu Beginn deiner Selbständigkeit im Home Office wirst du noch nicht so viele davon haben. Mir war es am Anfang, ehrlich gesagt, auch völlig egal, welche Farbe und Qualität diese Ordner für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Vertragsunterlagen, Buchhaltung, Steuerunterlagen & Co. haben.

Mit den Jahren habe ich mir ein für mich passendes System erstellt, um Unterlagen flott ablegen und ebenso schnell wiederfinden zu können.

Da sich mit der Zeit ganz schön viel Papier in diesen Ordnern ansammelt und die „Günstig“-Ordner, daran leider oft gescheitert sind (der Mechanismus zum Öffnen ging kaputt oder die Ordner standen nicht mehr vernünftig), bin ich irgendwann zu den hochwertigeren Ordnern von Leitz übergegangen.

Außerdem haben bei mir die Ordner mit bestimmten Themen auch bestimmte Farben. Alles was mit Rechnungen zu tun hat, ist bspw. weiß. Verträge und Co sind Pink. Steuern und Buchhaltung sind Türkis usw.. Das Schöne an den Farben ist, dass sie fröhlich aussehen (und nicht nur so langweilig in schwarz-grau im Regal stehen) und mir einen direkten ersten Überblick liefern, wo ich was zu suchen habe.

Ich muss mir also nicht mehr die Rückenschilder von 37 Ordnern durchlesen, um den Gesuchten zu finden.

Schreibtischwerkzeug – Stifte, Marker, Locher, Tacker, Stempel

Thema Schreibtischutensilien. Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber wenn ich mal im „Fachhandel für Bürobedarf“ shoppen bin, fallen mir immer wieder ganz tolle Utensilien auf, die man bestimmt ganz dringend gebrauchen kann ;-).

Im Grunde braucht man aber gar nicht wirklich viel. Hier ein kleiner Überblick über meine Ausstattung:

• einige funktionierende (!) Kugelschreiber
• Marker in 3 Farben
• Locher
• Tacker
• Datum-Wort-Stempel oder auch Wortbanddrehstempel (für meine Buchhaltung)
• Klebestreifen, Schere, Klebestift

That´s it. Mehr braucht man im Grunde auch nicht. Den Wortbanddrehstempel habe ich mir erst vor kurzem zugelegt, damit ich in Sachen Buchhaltung direkt auf der Rechnung per Stempel vermerken kann, wann die Rechnung eingegangen, wann gezahlt und wann gebucht wurde. Das geht per Stempel einfacher als es immer per Hand schreiben zu müssen.

Und jetzt du: was sind deine Tipps für einen aufgeräumten Schreibtisch? Hast du nur bestimmt Utensilien oder Workflows? Ich freue mich auf dein Feedback!