Ich weiß nicht, wie es euch geht. Ich kann jedoch am besten, kreativsten und fokussiertesten Arbeiten, wenn mein Umfeld aufgeräumt und klar ist. Vielleicht bilde ich es mir auch noch ein, aber Wirrwarr um mich herum, macht mich irgendwie nervös und lenkt mich am Ende oft ab. Nicht selten wuchsen die Papierberge, Projektpläne und Ideensammlungen auf meinem Schreibtisch gern mal ins Unermessliche. Bis ich es irgendwann nicht mehr aushielt, alles aufräumte, sortierte, schredderte oder abheftete und das gleiche Spiel einige Wochen später wieder von vorn begann.
Mit der Zeit lernt man dazu, ändert Abläufe, Ausstattung und Verhaltensweisen – sofern man denn etwas an einer unbefriedigenden Situation ändern möchte. Einige meiner Anti-Büro-Chaos-Tipps möchte ich die hier kurz näher erläutern.
Inhaltsverzeichnis
#1 Wirkliches wichtiges zuerst und an einem Ort
Es ist relativ normal, dass man als Webworker oft mehrere Projekte und Kunden etc. zeitgleich betreut. Zur Terminierung und Planung sollte man daher schon relativ penibel sein, um am Ende nicht Termine, Fristen oder sonstiges zu vergessen bzw. zu verpassen.
Damit mir das nicht passiert, werden wichtige Termine bei mir sofort in meinem Kalender notiert und als solche markiert. Ob das nun ein Papier-Kalender, ein Online-Tool wie ToDoIst oder irgendwas anderes ist, sei völlig dahingestellt. Wichtig ist aber: alle wichtigen Dinge, Termine, ToDos etc. an einem Ort zu sammeln.
Gleiches mache ich auch mit eingehender Post, die wiederum direkt mit meinem Kalender „verbunden“ ist. Rechnungen oder wichtige Unterlagen werden mit einem Termin im Kalender notiert und kommen dann in meine „Wichtig-Ablage“. Somit vergesse ich das daraus resultierende „To-Do“ nicht und muss nicht jeden Tag meine Ablage nach wichtigen Dingen durchforsten.
Übrigens: was meine Ablage betrifft, gibt es bei mir nur 2 Kategorien – „Wichtig“ und „alles andere“. Ich habe es auch schon mit diversen anderen Kategorien versucht – am Ende stellte sich jedoch die einfachste Form auch als die Praktischste heraus. Entweder ist etwas wichtig oder nicht so wichtig, fertig. Alles andere kann direkt irgendwo abgeheftet oder weggeschmissen werden.
#2 Aufgaben und Unterlagen bündeln
So wie ich meine Unterlagen in zwei ganz einfache Stapel unterteile, versuche ich auch wiederkehrende Aufgaben zu bündeln.
Dazu gehören bspw. Aufgaben wie:
- das Erstellen von Berichten für Kunden
- Rechnungen schreiben
- Überweisungen tätigen
- Mails lesen und Mails bearbeiten
- Kooperationen vorantreiben
- …
Natürlich könnte ich nun jeden Tag 10 Mal in mein Mailfach schauen und Mails immer sofort beantworten, wenn sie eintreffen. Macht aber keinen Sinn, weil ein ständiges „Postfach öffnen“ in der Summe mehr Zeit kostet, als diese Aufgabe 1 bis 2 Mal am Tag zu erledigen. Schließlich gehst du sicher auch nicht 10 Mal täglich zum Briefkasten (?)
Das Bündeln von Aufgaben spart in der Summe eine ganze Menge Zeit. Damit schaffst du dir neue Zeit-Fenster, um sie mit wichtigen Aufgaben zu füllen und kannst deinem Aufgaben-Chaos entgegenwirken.
#3 Dein individuell „richtiges“ Werkzeug
Ein klarer, geordneter und positiver Büro-Alltag steht und fällt meiner Meinung auch mit den richtigen „Werkzeugen“. Das beginnt bei einem funktionierenden Locher und geht hin bis zum richtigen Notebook oder PC. Es gibt da so ganz nervige Fallbeispiele: du willst deine Ablage abheften und dein Locher locht nicht richtig. Du willst hochmotiviert am Morgen deinen ersten Artikel schreiben, aber dein Noteboook macht erstmal gemütlich ein Windows-Update ;-).
In meiner Zeit als Shopbetreiberin beispielsweise hat mit ein Ettikettendrucker eine ganze Menge Zeit und Nerven erspart. Als die Bestellungen zunahmen, war mein normaler Bürodrucker ganz flott „überfordert“ bzw. einfach zu langsam, als dass ich den Versand schnell abwickeln konnte. Rechnungen, Versandettiketten und Info-Beilagen mussten gedruckten werden. Da kommt schell was zusammen. Wenn aber die Ware bis zu einer bestimmten Uhrzeit raus in den Versand muss, kann man so eine lahme Officedrucker-Schnecke schlichtweg nicht gebrauchen.
Gutes „Werkzeug“ – dazu zähle ich Bürokram, ebenso wie Software und Hardware – ist einfach wichtig, wenn man vorankommen und flüssig arbeiten will.
#4 Auch digitale Inhalte aufräumen
Zum Thema „Aufgaben bündeln“ und „Ordnung halten“ habe ich mir auch ein paar Verhaltensweisen angewöhnt. So räume ich beispielsweise jeden Freitag Nachmittag meinen Download-Ordner und meinen Desktop auf – auch da sammelt sich in einer Woche einiges an. Und weil es mich eben irgendwann nervt, wenn ich nicht die Datei finde, die ich suche, ist bei mir immer Freitags „Datei-Aufräumen“ angesagt. Das hat sich bewährt und ermöglicht mir einen besseren Überblick.
Mein „Aufräum-System“ ist relativ einfach – es gibt wichtige Sachen und alles andere. Wichtiges wird im Kalender notiert, alles andere entweder auch oder es gelangt direkt in die digitale Ablage in einem bestimmten Ordner.
#5 Der Feierabend endet mit einem aufgeräumten Schreibtisch
Und ich habe mir noch ein kleines weiteres Aufräum-Ritual gegen mein Büro-Chaos angewöhnt: Der Feierabend wird eingeläutet, indem ich meinen Schreibtisch aufräume. Stifte, Unterlagen, Kaffeetassen und alles andere kommen zurück an ihren Platz. Danach plane ich nochmal den nächsten Tag durch bzw. sehe mir kurz an was ansteht und dann ist tatsächlich Feierabend.
Klingt ein wenig pedantisch, es ist aber ein schönes Gefühl, am nächsten Morgen einen aufgeräumten Arbeitsplatz zu betreten. :-)
Was macht ihr so gegen Büro-Chaos? Habt ihr ebenfalls Strategien oder Rituale entwickelt? Oder seid ihr schon von Haus aus so ordentlich, dass ihr das gar nicht braucht? ;-)
