Outsourcing: Rechnen sich externe Dienstleister?

Der Begriff Outsourcing ist aus der Unternehmenswelt nicht wegzudenken. Outsourcing besteht aus drei Begriffen: outside, resource und using.  Die Kombination der drei Wörter meint eine Unternehmensstrategie, bei der bestimmte Aufgaben komplett oder teilweise aus dem eigenen Unternehmen herausgenommen und von einer anderen Firma erledigt werden.

Outsourcing wird mit Erfolg nicht nur von großen Firmen betrieben, sondern auch Freelancer, Einzelunternehmen und Gründer haben den Sektor für sich entdeckt. Damit sich externe Dienstleister unterm Strich rechnen, gibt es fünf Schritte zu beachten. Welche das sind, ist Thema dieses Beitrags.

1. Inhaltsverzeichnis

   • 1 Arbeitsabläufe strukturieren
   • 2 Unqualifizierte und zeitaufwändige Arbeiten identifizieren
   • 3 Qualifizierte und zeitaufwändige Arbeiten identifizieren
   • 4 Aufgaben identifizieren, die andere viel günstiger erledigen

   Arbeitsabläufe strukturieren

Zunächst müssen die Arbeitsabläufe klar strukturiert sein, um Bereiche zu definieren, die unproblematisch ausgelagert werden können. Das ist in jeder Firma, bei jedem Selbständigen eine individuelle Angelegenheit. Sind die Arbeitsabläufe klar und die Prozessschritte definiert, lassen sich die outsourcefähigen Arbeiten ausmachen.

2. Unqualifizierte und zeitaufwändige Arbeiten identifizieren

Was kostet Zeit, erfordert aber keine besondere Qualifikation? Solche Aufgaben eignen sich perfekt zum Outsourcen. Unter diese Rubrik fallen zum Beispiel Datenerfassung- und Verwaltung, Recherchen, Dokumentationen, Einkauf von Büromaterial oder Angebotsvergleiche.

Zusammenfassen lassen sich diese Aufgaben unter den Oberbegriffen BackOffice- und Büroaufgaben. Allen gemeinsam ist, dass sie nicht abrechenbar sind, den Unternehmer also nur Zeit und Geld kosten.

3. Qualifizierte und zeitaufwändige Arbeiten identifizieren

Was kostet wertvolle Zeit und braucht spezielle Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten? Wenn Unternehmer sich selbst am Design ihres Briefpapiers versuchen, Marketingaufgaben wie den Linkaufbau unkoordiniert bzw. nach dem Gießkannenprinzip angehen oder sich zeitintensiv mit betrieblichen Steuern und der Buchhaltung beschäftigen, so ist das zwar lobenswert, aber unklug.

Für solche Aufgaben sind Profis besser geeignet. Sie erledigen die Jobs im Bruchteil der Zeit und erzielen erheblich bessere Ergebnisse, die sich langfristig positiv aufs Jahresergebnis auswirken. Paradebeispiel hierfür sind SEO optimierte Texte. Diese lassen sich von Laien nicht aus dem Ärmel schütteln, denn sie erfordern

• spezielles SEO Wissen
• Sprachgefühl und
• die Fähigkeit, mit Analyseergebnissen und Auswertungs-Tools umzugehen.

Wer sich hier blauäugig in zeitaufwändigen Arbeiten versteigt, verschenkt viel Zeit und seine wertvolle Arbeitskraft, ohne ein nennenswertes Ergebnis zu erzielen.

Ähnlich verhält es sich mit der Buchhaltung: Es ist durchaus möglich, sich die Grundlagen zu erarbeiten und weite Teile selber zu erledigen. Das bezahlen Unternehmen mit einem hohen Zeitaufwand und steuerlich zweifelhaften Ergebnissen, weil ihnen Fachwissen und Routine fehlen.

4. Aufgaben identifizieren, die andere viel günstiger erledigen

Wie viel kostet es, wenn der Unternehmer oder seine Mitarbeiter selbst die Kaltakquise vornehmen? Können andere den Job günstiger erledigen? Wie teuer ist es, den Live-Chat-Service auf der Webseite rund um die Uhr durch eigene Mitarbeiter betreuen zu lassen?

Und welches Gehalt bezahlen Unternehmer an Verwaltungsangestellte, die Telefondienste, Terminvereinbarungen und digitale Verwaltungsaufgaben übernehmen? Geht das nicht günstiger?

Die Antwort ist: Ja, in vielen Fällen geht es günstiger. Zum Beispiel mit virtuellen Assistenten, die über eine Agentur oder auf selbständiger Arbeit on Demand einspringen und nur dann etwas kosten, wenn sie aktiv sind.

Während eine Sekretärin an fünf Tagen in der Woche Geld kostet (auch wenn sie krank ist) und egal ob das Telefon klingelt oder nicht, zahlen Unternehmer an virtuelle Assistenten nur den faktischen Stundenaufwand. Dieser ist erstaunlich günstig und es lohnt sich, unterschiedliche Angebote miteinander zu vergleichen.

Einfach das Stichwort „virtuelle Assistenz“ in die Suchmaschine eingeben und das Ergebnis abwarten. Die Anbieter liefern sich einen harten Konkurrenzkampf – zum Preisvorteil der potenziellen Kunden.

Fazit: Klassische Aufgaben zum Outsourcen kommen aus den Bereichen Büromanagement, BackOffice, IT-Aufgaben, Marketing, Vertrieb und Design. Kernkompetenzen sollten vorzugsweise in der Firma verbleiben. Auch die Verantwortung lässt sich nicht outsourcen, die bleibt immer beim Unternehmer selbst.