„Getting Things Done“ – Arbeitsorganisation & Zeitmanagement [Blogparade]

Es ist mal wieder Zeit für eine Blogparade. Ins Leben gerufen hat sie diesmal Peer aus dem Blog „Selbständig im Netz“. Das Thema der Blogparade lautet: „Getting Thins Done„.  Dabei geht es jedoch weniger um die spezifische Selbstmanagement-Methode, welche einst David Allen ins Leben rief, sondern vielmehr um die Frage, wie man seine Arbeit am besten organisiert. Welche Tipps, Tricks und Ratschläge es gibt, um anstehende Aufgaben effizient zu erledigen und in welchen Bereichen diese Methoden einsetzbar sind.

Keep it simple, stupid !

Egal in welcher Form man tätig ist, häufen sich Aufgaben an, die erledigt werden wollen. Manche dieser Aufgaben müssen schnell erledigt werden, andere wiederum können auch ein paar Tage warten. Einige Aufgaben machen Spaß und andere möchte man am liebsten ewig vor sich her schieben.

Im Job, als auch im Zusammenhang mit den Aufgaben, die mit meinem Blog anfallen, habe ich schon so ziemlich jede gängige Art und Weise der Aufgabenorganisation ausprobiert – Desktop-Tools, Online-Tools, Zettel & Stift oder Excel-Listen, versucht habe ich vieles. Doch letztlich landete ich immer wieder bei einem stinknormalen Block und einem Kuli, weil diese Art und Weise, sich Notizen zu machen und diese zu verwalten m. E. unglaubliche Vorteile hat.

1. Ich kann meine Notizen überall mit hinnehmen und bearbeiten.
2. Ich bin nicht auf Ladekabel oder Internetverbindungen angewiesen.
3. Ich kann durchstreichen, neu schreiben, markieren, notieren usw. ohne dass ich an die Struktur eines Programmes gebunden bin
4. Ich kann schnell Skizzen, Tabellen oder andere Dinge zeichnen – ohne Software und damit ohne weitere Probleme

Ich möchte behaupten, dass diese Art und Weise des Umgangs mit Aufgaben am ehesten dem sogenannten KISS-Prinzip entspricht. Also: Keep it simple, stupid!

Dieses verfolgt den Ansatz, eine möglichst einfache Lösung eines Problems herbeizuführen – und wie bereits beschrieben, gibt es für das „Problem“ Arbeitsorganisation in meinen Augen kaum eine einfachere Lösung, als auf Zettel und Stift zurück zu greifen.

Simplify your life

Aufgaben einfach priorisieren

Genauso einfach lassen sich nach diesem Prinzip Aufgaben priorisieren. Ich hatte mal einen grandiosen Arbeitskollegen, der seine Aufgaben im Job innerhalb eines sechsteiligen Ablagesystems organisierte. Jede Ablage erhielt eine Beschriftung, die wie folgt ausfielen

• „wichtig“
• „unwichtig“
• „kann warten“
• „hat Zeit“
• „hat noch mehr Zeit“
• Ablage Nr. 6 war sein Mülleimer 

Auch wenn diese Bezeichnungen auf den ersten Blick evtl. verwirrend sind, hat er etwas ganz einfaches getan: er hat seine Aufgabe in wichtig und unwichtig sortiert. Wie unwichtig eine Aufgabe ist, ist vollkommen egal, wenn sie überhaupt erst einmal unwichtig ist. Insofern hat er sich auf sehr einfache Art und Weise eben nur auf das wirklich wichtige konzentrieren können. Auch wenn die Sortierungen 3 bis 5 eher der Belustigung galten, finde ich das KISS-Prinzip in diesem Beispiel sehr gut umgesetzt. Entweder hat eine Aufgabe Priorität oder eben nicht.

Ähnlich organisiere ich es inzwischen auch. Es gibt jeden Tag Dinge, die unbedingt erledigt werden müssen und es gibt Dinge, die erledigt werden sollten – und es gibt Dinge man erledigen kann, aber nicht muss. Dinge, die erledigt werden müssen und sollten, sind wichtig. Dinge, die erledigt werden können, sind unwichtig. Genau so werden die Aufgaben in meinem Notizblock auch markiert – dazu gibt es im Übrigen bereits tolle Malwerkzeuge, die diese Aufgabe vereinfachen – man nennt sie Textmarker. ;-)

Der Effekt einer solchen einfachen Priorisierung ist eigentlich folgender. Habe ich beispielsweise die Option, einer Aufgabe acht, neun oder zehn verschiedene Prioritätsstufen zuzuweisen, verzettelt man sich irgendwann und weiß wahrscheinlich irgendwann selbst nicht mehr, was wichtig ist und was eben nicht.

Das ist wie mit Speisekarten in Restaurants. Diese bieten entweder eine Riesenauswahl an und man sich aufgrund der Fülle des Angebots so gar nicht entscheiden. Und sicher ist es Euch auch schon mal so ergangen, dass ihr eine Entscheidung bei Einsicht einer kleineren Speisekarte relativ schnell fällen konntet,  da diese eben relativ klein, aber dafür echt gut und durchdacht war bzw. ist.

Wenn ich mir nur die Entscheidung lasse, ob eine Aufgabe super-wichtig, wichtig oder unwichtig ist, muss ich mir einerseits kurz wirklich Gedanken machen, wie wichtig diese Aufgabe für mich eigentlich ist, aber um so klarer ist im Nachhinein auch die Aufgabenstruktur.

Bewusst keine Ablenkung zulassen

Gerade wenn man im Online-Bereich arbeitet, ist der Grad der Ablenkungsmöglichkeiten sehr hoch. Da gibt es hier noch einen Blogbeitrag zu lesen, dort noch was zu twittern und schon sind 30 Minuten wie im Flug vergangen. 30 Minuten, die man hätte sinnvoll nutzen können.

Um Aufgaben konzentriert abzuarbeiten, schalte ich bewusst alles ab, was mich ablenken könnte. Twitter, Facebook, Skype & Co. sind dann so oder so tabu und werden am besten für diesen Zeitraum „abgeschaltet“. Ich halte es auch für sinnvoll, das Telefon auszuschalten oder umzuleiten, sofern man länger konzentriert arbeiten muss.

Ätzendes bitte zuerst, alles andere danach

Auch habe ich die Erfahrung und Selbstbeobachtung gemacht, dass mein Arbeitstag effektiver und effizienter ist, wenn ich zuerst Dinge erledige, die ich sonst gern auf die lange Bank schieben würde – also Aufgaben, die mich schlichtweg nerven. Diese erledige ich inzwischen immer zuerst. Das hat den Vorteil, dass ich mich auf die Aufgaben freuen kann, die mir Spaß machen und ich mich zusätzlich freuen kann, diese endlich erledigt zu haben. Probiert es mal aus!