4 Dinge, an die du als Betreiber eines Online Shops nicht denkst, die für deinen Erfolg aber essentiell sind

Mindestens ein Dutzend Mal habe ich es in den letzten Jahren erlebt, dass frischgebackene ShopbetreiberInnen mit einem kleinen oder mittelgroßen Online Shop gestartet sind. Doch was mit voller Enthusiasmus und Motivation begann, endete aufgrund von Überlastung, ineffizienter Organisation oder finanziellen Lücken nicht selten darin, dass jene Shops genauso schnell wieder von der Bildfläche verschwanden wie sie gekommen waren. Doch woran liegt das, dass so vielen kleineren Shops so schnell „die Puste ausgeht“? Ist es das Sortiment? Der Shop? Oder liegt es vielleicht doch am Shopbetreiber selbst?

#1 Budget, Kosten, Buchhaltung

Volle Budget- und Kostenkontrolle sind das A und O eines wirtschaftlich funktionierenden Online Shops. Eine „Pi-mal-Daumen“-Rechnung nach dem Prinzip „solange der Verkaufspreis höher ist als der Einkaufspreis“ solltest du von Anfang an vermeiden. Das gibt dir weder einen konkreten Überblick, noch hast du damit eine Kontrolle darüber, ob dein Shop wächst, du tatsächlich Gewinn machst oder ob du an der ein oder anderen Schraube noch drehen musst – auch wenn dein Shop nur ein ganz kleiner Shop ist.

Um den Überblick über Budget und Kosten zu behalten, brauchst du eine gute und übersichtliche Buchhaltung, die dir die Buchhaltung an sich nicht nur erleichtert, sondern dir auch diverse Auswertungen liefern kann. Ich habe mir zu Beginn meiner Selbständigkeit diverse Buchhaltungs-Programme angesehen und habe mich dann aus einigen wichtigen Gründen für WISO Mein Büro* von Buhl Data entschieden. Mit dieser Entscheidung bin ich seither zufrieden.

Das Programm erleichtert die Buchhaltung beispielsweise, indem man die Geldeingänge und -ausgänge ganz einfach von den Konten (Girokonto, Paypal und Co.) mit Wiso Mein Büro synchronisieren kann. Von da aus werden die Buchungen den jeweiligen Konten des SKR03 (oder auch SKR04) zugeordnet. Die Buchungssätze an sich schreibt das Programm dann selbständig im Hintergrund.

Außerdem: Wenn dein Shop mit Shopware oder einer anderen gängigen Shopsoftware arbeitet oder du über eBay oder Amazon deine Produkte verkaufst, hast du hier den Vorteil einer bereits vorprogrammierten Anbindung. So kannst du Produkte und Bestellungen per Knopfdruck in dein Buchhaltungsprogramm ziehen und dort zu Rechnungen und Buchungen verarbeiten bzw. darüber deinen Lagerbestand aktuell halten.

Bedenke: Jeder Geldeingang und Geldausgang sorgt schlussendlich für eine Buchung. Eine Buchung muss gemacht werden, egal wie hoch der Betrag ist. Hast du also viele Bestellungen, brauchst du auch entsprechend viel Zeit für die Erstellung der Rechnungen und der Buchungen.  Hier solltest du von vornherein auf Automatisierungen setzen, damit dich die Buchhaltung in kurzer Zeit nicht schon einige Stunden in der Woche kostet.

Gleiches gilt auch für die Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zu verschiedenen Kosten- und Erlösarten und ihrer Verwendung. Machst du diese Arbeit von vornherein sauber und sinnvoll, kannst du im Nachhinein wunderbar aussagekräftige Auswertungen über WISO Mein Büro erstellen lassen, die dir Aufschluss über die Wirtschaftlichkeit deines Shops geben oder hohe Kostenkategorien aufdecken können. (Anmerkung: das funktioniert sicher auch mit anderen Buchhaltungsprogrammen.)

#2 Sorge frühzeitig für Automatisierungen und standardisierte Prozesse

Wie schon beschrieben: Automatisierungen sind wichtig, um die vorhandene Zeit nicht mit unnötigen Tätigkeiten zu füllen. Du brauchst deine Zeit für viele andere Dinge, um deinen Shop voran zu bringen. Die Synchronisierung von Kunden-, Bestell- und Zahlungsdaten zwischen Online Shop / Verkaufsplattform und deinem Buchhaltungs-Programm ist nur einer der Prozesse, die du standardisieren und automatisieren solltest.

Es gibt aber noch einige weitere Prozesse, die du von vornherein „zeitoptimiert“ gestalten kannst. Generell geht es darum, in allen Abläufen möglichst effizient zu sein. Du solltest also eine Aufgabe nicht 5 Mal am Tag machen, sondern einen sinnvollen Tageszeitpunkt dafür definieren und diese Aufgabe dann gesammelt erledigen. Das geht nämlich meist schneller, als sich 5 Mal damit zu befassen.

Ein super Beispiel: Sendungen packen, frankieren, verschicken, Bestellungen buchen und Nachbestellungen bei deinen Lieferanten ordern. Du kannst es beispielsweise so einrichten, dass du alle Bestellungen des Tages erst ab 16 Uhr bearbeitest und buchst, die Pakete packst, verschließt, die Frankierung vornimmst und sie dann zum Versender bringst oder abholen lässt. Ist das erledigt, kannst du deine Nachbestellung planen und an den Lieferanten geben.

Viele kleine Handgriffe kosten Zeit und im Endeffekt nur Geld. Beobachte deine Prozesse genau und überlege, wo du Handgriffe „zusammenlegen“ kannst, um insgesamt produktiver zu werden.

#3 Marketing macht sich nicht nebenher – selber machen vs. outsourcen

Als ShopbetreiberIn hast du schon eine ganze Menge zu tun. Je nach Sortimentsgröße und Erklärungsbedürftigkeit deiner Produkte wirst du mehr oder weniger Zeit mit der Beratung deiner Kunden verbringen. Du hast das Tagesgeschäft zu erledigen, Retouren abzuwickeln und kümmerst dich um die Weiterentwicklung deines Shops.

Bleibt da noch Zeit für Marketing? Selbstverständlich hast du als BetreiberIn eines kleinen Shops nicht das Marketing-Budget wie Zalando, Otto und Co. Deshalb solltest du von vornherein möglichst objektiv beurteilen, wie dein Status in Sachen Online Marketing-Know How ist, wie du ihn ausbauen und für deinen Shop nutzen kannst. Stelle dem gegenüber, welches Budget dir zur Verfügung steht, um das Online Marketing von einer spezialisierten Werbeagentur machen zu lassen, hol dir Angebote ein und nun heißt es: inhaltlich sinnvoll und wirtschaftlich abwägen.

Fakt 1 : das Online Marketing ist ein wesentlicher Aspekt für den Erfolg deines Online Shops – egal, ob SEO, SEA, Social Media Marketing oder Newsletter Marketing.
Fakt 2 : das Ganze nur „nebenher“ zu betreiben, wird dir und deinem Shop nicht den Erfolg bringen, den du haben könntest. Außerdem läufst du so Gefahr, das Marketing in stressigen Zeiten zu vernachlässigen. Das wiederum hilft deinem Shop nicht und irgendwann wirst du diesen vielleicht entnervt schließen. Willst du das wirklich?

Mach dir am besten Notizen dazu, welche Marketing-Kenntnisse bei dir schon vorhanden sind und welche Maßnahmen du selbst umsetzen kannst. Dann notiere, welche Schritte notwendig wären, um deine Kenntnisse zeitnah auszubauen und wie viele Stunden im Monat notwendig wären, um sinnvoll Online Marketing für deinen Shop zu betreiben.

Dies kannst du nun relativ einfach den eingeholten Angeboten gegenüberstellen. Vergleiche die Aufwände und Leistungen, die in den Angeboten veranschlagt werden. Entweder bemerkst du nun, dass du das alles ganz gut alleine schaffst – das ist jedoch relativ selten der Fall. Oder du bemerkst, dass das Online Marketing eben doch besser bei einer Agentur aufgehoben ist, auch wenn es sicher ein paar Euro kostet.

Ich habe übrigens bereits 2014 einen Artikel dazu geschrieben, worauf man achten sollte, wenn man die passende SEO-Agentur finden möchte.

#4 Pflege dein Sortiment und liebe deine Kunden

Die Idee vieler kleiner Shops: Sortiment einmal aufgebaut und Produkte eingepflegt und „das Ding läuft“. Nein, so läuft es leider nicht. Im Laufe der Zeit wirst du zumindest anhand von Kundengesprächen am Telefon, Nachfragen per E-Mail und durch Unterhaltungen mit Freunden feststellen: da gibt es immer wieder Optimierungsbedarf.

Das können Informationen sein, die aus Kundensicht in deinen Produktbeschreibungen noch fehlen und nachgepflegt werden müssen. Oder auch Produkte, die dein Sortiment komplettieren – wie beispielsweise notwendiges Zubehör, das Kunden gern gleich mit dem eigentlichen Produkt zusammen bestellen wollen. Beispiele hierfür sind: Die Shamponierbürste zum Hundeshampoo, das Montageband zum Spiegel oder die passende Energiesparlampe zur Schreibtischleuchte.

Selbstverständlich wird dich in deiner Laufbahn als Shopbetreiber auch nicht nur Lob deiner Kunden erreichen. Hier und da kann es durchaus auch zu negativer Kritik kommen. Kritik deiner Kunden solltest du stets nutzen, um besser zu werden. Ärgere dich also nicht zu lange, wenn dir ein Kunde mal beinah „durchs Telefon kommt“ oder dir eine verärgerte E-Mail schreibt, sondern nutze die Gelegenheit es besser zu machen.

Mit angemessener Kommunikation und ein wenig Entgegenkommen lassen sich so bereits die meisten Ärgernisse aus der Welt schaffen. Eine gute Option, um einen verärgerten Kunden, der vielleicht nie wieder bei dir bestellt hätte, doch zu einem glücklichen und wiederkehrenden Kunden zu machen.

Fazit

Sei von Beginn an realistisch was dein Können und deine Möglichkeiten angeht und richte die Entwicklung deines Shops dementsprechend aus. Automatisiere Prozesse relativ schnell und füge sie effizient zusammen. Und lagere Leistungen aus, die andere schlichtweg besser können, so schaffst du dir Zeit und Luft für die wichtigen Dinge und die notwendige Weiterentwicklung.

In diesem Sinne: viel Erfolg!