Sei es eine Arbeit für die Schule oder sonst ein Dokument, das zum Versand ansteht: Ist es zu groß, passt es nicht in eine E-Mail. Und schon gibt es allerlei Probleme. Entweder muss man einen anderen Weg finden, das große Dokument zu verschicken oder man sucht nach einer Lösung, wie man die Datei verkleinern kann, ohne dabei an Qualität oder gar an Inhalt zu verlieren. Heutzutage ist das mit ein paar wenigen Klicks möglich. In dem folgenden Artikel erklären wir, wie Du genau vorgehen musst.
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Einfacher Dateien versenden und speichern
Die Dateigröße ist in verschiedener Hinsicht relevant. Der Versand einer Datei ist dabei nur einer von mehreren Punkten. Bei den meisten E-Mail-Providern gibt es jedoch eine Schwelle, die man nicht überschreiten darf, da ansonsten die E-Mail nicht verschickt werden kann. Teilweise liegt diese Schwelle im unteren zweistelligen Megabyte-Bereich, teilweise aber auch deutlich darunter. Wer also eine Präsentation oder ein anderes größeres Dokument versenden möchte, sieht sich mit einigen Problemen konfrontiert. Dies gilt selbst für das sehr kompakte und benutzerfreundliche PDF-Format.
Aber nicht nur das Versenden von Dateien kann manchmal ein wenig Bauchschmerzen bereiten. Wenn die Datei zu groß ist, nimmt sie auch viel Platz auf den Speichermedien ein. Je mehr solcher Dateien man auf seinen Geräten gespeichert hat, desto wahrscheinlicher ist es, dass es irgendwann auch zu viel Platz einnimmt. Aber gerade, wenn man zum Beispiel eine PDF-Datei nicht für den Druck gestaltet hat, braucht man allerdings nicht die ganz große Auflösung, die wiederum zu einer riesigen Dateigröße führt. Viel eher tut es in diesem Fall auch eine Version, die auf dem Bildschirm gut lesbar ist, aber nicht mehr als die 72 dpi enthält, die der Bildschirm auch maximal darstellen kann.
Komprimieren als Lösung
Man muss jedoch nicht von Anfang an sparsam mit dem Speicherplatz umgehen, wenn man ein Dokument verfasst. Bei der Erstellung der Inhalte, z. B. in MS Word oder Powerpoint, kann man alles einfügen, was man möchte oder was verlangt wird. Für eine PDF-Datei ist es im Grunde genommen nicht erheblich, wie viel Text darin enthalten ist. Vielmehr können Bilddateien die Datei sehr schnell sehr groß werden lassen. Doch selbst dies sollte Ihnen nicht allzu viel Kopfschmerzen bereiten.
Ist die kreative Arbeit einmal abgeschlossen, sollten ist noch ein weiterer Arbeitsschritt erforderlich. Dazu verwendest Du ein PDF-Komprimierungs-Tool, wie zum Beispiel jenes von Adobe. Du kannst die fertige PDF-Datei in das Browser-Fenster ziehen und sofort verkleinern. So hast Du ein Dokument zur Hand, das Du problemlos per E-Mail versenden kannst, ohne dass sich Deine Empfänger hinterher über eine verstopfte Mailbox beklagen müssen. Und Du kannst das Dokument auf Deinem Rechner speichern, ohne dass Dir allzu schnell der Speicherplatz ausgeht.
Wie stark die Datei komprimiert werden soll, kannst Du in mehreren Stufen leicht selber bestimmen. Das Tool bietet Dir die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen vorzunehmen. Wenn das Dokument für den Druck bestimmt ist, kannst Du es auch nur leicht verkleinern. Geht es hingegen um reine Textinhalte, so können diese auch auf ein praktisches Minimum reduziert werden, sodass sie wirklich nur noch ganz wenig Platz auf den verschiedenen Speichermedien einnimmt. Das Tool findet für Dich den passenden Kompromiss zwischen Qualität und dennoch perfekter Darstellung, sodass Du Dir darüber nur wenige Gedanken machen musst.
Vorteile kleiner Dateien liegen auf der Hand
Kleine und handliche Dateien haben in vielerlei Hinsicht ihre Vorteile. Man stelle sich vor, Du hast eine PDF-Datei vor Dir, die mehrere hundert Megabyte groß ist und suchst darin bestimmte Inhalte. Weil die Datei so viele Informationen enthält, dauert die Suche gefühlte Ewigkeit, da Du damit den Arbeitsspeicher Deines Geräts voll auslastest. Ist die Datei hingegen schön kompakt, geht dies alles viel schneller und Dein Laptop oder Dein Tablet stößt nicht so schnell an seine Grenzen. So lässt sich auch verhindern, dass gewisse Programme abstürzen, weil sie schlicht überlastet sind.
Gerade tragbare Geräte wie Tablets oder Smartphones verfügen nicht über unbegrenzten Speicherplatz. Eine PDF-Datei lässt sich auf diesen Geräten zwar auch speichern und ansehen, doch wenn sie gleich mehrere hundert Megabyte groß sein sollte, ist man mit dem Speicherplatz bei diesen Geräten sehr schnell einmal am Ende. Schließlich sollten ja auch noch Fotos, Videos und Musik darauf Platz finden. Speziell für den mobilen Gebrauch sollten PDF-Dateien also handlich und klein sein, egal ob es sich dabei um Dokumente mit vielen Seiten oder um einseitige Dokumente handelt.
Damit der Speicherplatz nicht so schnell zur Neige geht, solltest Du allerdings auch immer mal wieder Dein Gerät ein wenig säubern. Wenn Du zum Beispiel mehrere Versionen einer Datei gespeichert hast, die sich nur geringfügig unterscheiden, lohnt es sich wohl kaum, jede einzelne Version zu behalten. Entscheide Dich für eine Masterversion des Dokuments und lege die restlichen Versionen in den Papierkorb. Schließlich ist die Wahrscheinlichkeit doch recht gering, dass Du in ferner Zukunft noch einmal jede einzelne Version eines Dokuments durchgehen musst.
