Wieviel Zeit benötigst du im Jahr, um Rechnungen zu schreiben? Wieviel Zeit brauchst du, um Berichte für deine Kunden zu erstellen? Und wann ist eigentlich deine produktivste Tageszeit?
Weißt du nicht? Das wäre dir mit einer guten Zeiterfassung nicht passiert!
Ich zeige dir hier, warum du eine Zeiterfassung weitaus umfangreicher und weitfassender nutzen kannst, als nur für die blanke Erstellung einer Rechnung. Und warum die Zeiterfassung eine sehr gute Basis ist, um dein Unternehmen voranzubringen.
Inhaltsverzeichnis
1. Abrechnung gegenüber Kunden
Klar, in erster Linie ist die Zeiterfassung für die meisten selbständigen Dienstleister die Basis für die Abrechnung gegenüber dem Kunden.
Das Ganze kann man in ganz verschiedenen Varianten erledigen. Mit Stift und Papier, Excel oder eben auch mit Tools und Apps, die sich genau darauf spezialisiert haben.
In den letzten Jahren habe ich da selbst schon so einiges ausprobiert. Das kannst du unter anderem hier, hier und hier nachlesen.
Aber worauf kommt es in Sachen Zeiterfassung für die Abrechnung ganz besonders an?
Meine Anspruch ist dabei folgender:
- Ich möchte mit wenigen Klicks schnell eine Aufstellung der Aufwandszeiten je Kunde und definiertem Zeitraum erstellen können.
- Diese Berichte sollten sich möglichst einfach exportieren und für Kunden aufbereiten lassen
- Die Zeiterfassung an sich sollte möglichst simpel funktionieren.
- Ich möchte meinen Kunden gegenüber stets möglichst transparent sein.
Diese Möglichkeiten bieten gute Zeiterfassungs-Apps und -Tools. Außerdem gibt es heute Zeiterfassungstools, die dir ermöglichen, dass du parallel ein digitales Fahrtenbuch führst und das Tool natürlich auch unterwegs nutzen kannst. Auch das finde ich nach einigen Jahren mit dem handschriftlichen Fahrtenbuch und nervigen Übertragungen in Excel wirklich ansprechend und hilfreich.
2. Überblick für das Zeitmanagement
Weiterhin nutze ich die Berichte der Zeiterfassung immer auch für einen allgemeinen Überblick meiner Zeit.
In der Regel ist es ja so, dass man verschiedene Tasks in einem Zeiterfassungstool auch eigens definierten Kategorien zuordnen kann.
Deswegen nutze ich die Zeiterfassung auch dafür, um Telefonate, Mails, buchhalterische Angelegenheiten, andere organisatorische Themen usw. zu erfassen. Das sind eigentlich Dinge, die im Hinblick auf Kunden keine Relevanz haben.
Diese Kategorien nutze ich jedoch, um analysieren zu können, welche Bereiche besonders viel Zeit in Anspruch genommen haben oder welchen Bereichen (oder auch Themen) ich mich kaum gewidmet haben.
Warum? Einerseits möchte ich ein besseres Gefühl dafür bekommen, ob meine geplanten Sollzeiten mit den tatsächlichen Aufwandszeiten übereinstimmen. Oder ob ich möglicherweise Aufwandszeiten falsch einschätze.
Außerdem habe ich damit immer einen guten Überblick über meine tägliche, wöchentliche und monatliche Arbeitszeit.
3. Realistischer Forecast für weitere Projekte und Aufgaben
Das führt mich auch direkt zum Punkt „Forecast für weitere Projekte und Aufgaben“.
Mit jedem neuen Projekt – sei es nun ein Kundenprojekt oder ein eigenes Projekt, plane ich bestimmte Dinge im Voraus.
Unter anderem eben auch Aufwandszeiten und damit verbundenen Fragen wie „Welchen zeitlichen Umfang wird dieses Projekt haben?“ und „Wann kann und werde ich mich diesem Projekt in welchem Maße widmen?“.
Man kann dazu Daten aus der Vergangenheit wunderbar nutzen, um zukünftige Aufgaben und Projekte besser zu planen oder um deren Workflow zu optimieren.
Die Zeiterfassung bzw. die Analyse der vergangenen Daten dabei hilft enorm dabei, künftige Projekte zeitlich besser zu planen und einzuordnen.
So geht es mir jedenfalls.
Denn was bringt es mir, wenn ich ein Projekt auf 4 Wochen Aufwand plane, dafür am Ende aber deutlich mehr als 3 Monate brauche.
Ähnlich ist es auch mit kleinen „Teilaufgaben“. Nehmen wir mal das Beispiel „Umsatzsteuervoranmeldung“. Ich kann noch so oft einplanen, dass die Sache lediglich 30 Minuten in Anspruch nehmen sollte.
Wenn die Realität mir jedoch gezeigt hat, dass ich dafür jeweils immer 90 Minuten brauche, dann sollte ich künftig lieber auch 90 Minuten dafür einplanen.
Die Quintessenz?
Weniger Frust am Tagesende, weil man wieder nicht alles geschafft hat, was auf der Tagesplanung vorgesehen war und eine zeitlich realistische Umsetzung von Aufgaben und Projekten.
4. Controlling & Outsourcing
Weiterhin kann man genau diesen Fakt auch dazu nutzen, um bestimmte Aufgaben auch gezielt an Dienstleister zu übergeben oder für eine Automatisierung dieser Aufgaben zu sorgen.
Eine möglichst exakte Erfassung der Dinge, die du im alltäglich im Büro tust, ermöglichen dir auch eine ziemlich genaue Analyse über längere Zeiträume.
Das wiederum ist eine wunderbare Basis dafür, um bestimmte Aufgaben zu identifizieren, die dir im Büroalltag möglicherweise gar nicht so „groß und aufwändig“ erscheinen. In der Summe über ein Jahr gesehen, aber so viele deiner zeitlichen Ressourcen in Anspruch nehmen und dich damit daran hindern, deine eigentlichen Aufgaben als Unternehmer/in wahrzunehmen.
Zu diesem Thema empfehle ich dir übrigens das Buch „Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer*“ von Stefan Merath.
Ein Beispiel, das fast jeder kennen dürfte: die Buchhaltung. Ich habe BWL studiert und hatte Buchhaltung und Steuerrecht ausführlich im Studium. „Kann ich also selbst“, dachte ich. Klar, konnte ich auch und zeitlich hat das schon immer irgendwie gepasst. Nur Spaß gemacht hat es nicht und ich musste auch immer wieder Neuerungen und Änderungen recherchieren, um auf dem aktuellen Stand zu sein.
Bis ich irgendwann meine zeitlichen Aufwände für die Buchhaltung und Steuererklärungen mal über ein Jahr erfasst habe und (entsetzt) feststellte, dass ich für diesen Aufwand locker hätte ein neues Projekt auf die Beine stellen können. Statt aber mit einem neuen Projekt langfristig Geld zu verdienen, habe ich ein klein wenig Geld gespart und nichts hinzu verdient.
Die einzige (unternehmerisch) logische Konsequenz daraus ist, genau solche Aufgaben an andere Dienstleister abzugeben.
Dieses Prinzip kann man auf ziemlich viele Bereiche anwenden und sich so enorm viel Zeit für die eigentlichen Aufgaben freischaufeln.
Statt der Einbindung von Dienstleistern und damit der Abgabe von Aufgaben, kannst du aus solchen Daten aber bspw. auch die Erkenntnis gewinnen, dass du mit anderen Tools oder einer anderen Software (zeitlich) besser dran wärst.
Es könnte sein, dass du durch die Analyse deiner Zeiterfassungsdaten feststellst, dass du ziemlich viel Zeit damit verbringst, Berichte für deine Kunden zu erstellen, weil du die vielleicht noch manuell in Excel zusammenstellst.
An dieser Stelle könntest du darüber nachdenken, ein automatisiertes KPI Dashboard oder andere automatisierte Reporting-Tools zu nutzen. Ja, das kostet in der Regel auch Geld. Der Wert den du an dieser Stelle jedoch immer dagegen halten musst, ist der Wert deiner persönlichen Zeit, die du sonst dafür aufwendest bzw. die produktive Tätigkeit, die du in dieser Zeit umsetzen könntest.
5. Produktive Tageszeiten identifizieren
Wenn es deine Zeiterfassung hergibt, kannst du damit auch recht schnell feststellen, zu welchen Tageszeiten du besonders produktiv bist.
Heißt „produktiv“ für dich beispielsweise Texte zu schreiben, kannst du über einen bestimmten Zeitraum analysieren, zu welchen Uhrzeiten du besonders viele Texte geschrieben hast (sozusagen im „Flow“ warst).
Nehmen wir mal an, dass das immer vormittags zwischen 10 und 12 Uhr der Fall war, solltest du dir diesen Zeitbereich zukünftig auch immer für die Erstellung von Texten freihalten.
Auch das kann die Analyse einer guten Zeiterfassung hergeben und dich langfristig in deiner Planung unterstützen.
Wie sieht es bei dir aus? Nutzt du ein Zeiterfassungstool? Wenn ja, welches und wie hilft es dir im beruflichen Alltag? Ich freue mich auf dein Feedback im Kommentarbereich.
