Buchhaltungssoftware für Selbständige – so wählst du die Richtige für dich aus

Die Buchhaltung ist nicht unbedingt das beliebteste Thema bei Gründern und Selbständigen. Meist wird die Buchhaltung als Papierkram angesehen, der eben erledigt werden muss. Mir geht es da nicht anders. Ich beschäftige mich auch nicht unbedingt gern damit. Dennoch. Was sein muss, muss sein.

Umso mehr Wert lege ich darauf, dass ich die Buchhaltung für mein Unternehmen relativ schnell und unkompliziert über die Bühne bekomme – ob es nun um die Umsatzsteuervoranmeldung, Rechnungslegung, die Buchführung an sich oder die jährliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung geht.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten, die Buchhaltung zu erledigen. Entweder man erledigt Teile oder die Buchhaltung als Ganzes selbst oder man betraut damit einen Steuerberater bzw. ein Steuerbüro.

Letzteres zieht selbstverständlich höhere Kosten nach sich und bedeutet nicht, dass man gar nichts mehr mit der Buchhaltung an sich zu tun hat. Schließlich müssen trotzdem noch Rechnungen (korrekt) geschrieben, Belege, Kontoauszüge usw. zusammengestellt und ggf. erklärt werden, sodass das Steuerbüro korrekt buchen kann.

Auswahl – welche Voraussetzungen bringe ich mit?

Durch mein BWL-Studium habe ich bereits ein gewisses Vorwissen in Sachen Buchhaltung und Bilanzierung. Wobei mir die Thematik schon im Studium nur minimal Freude bereitet hat. Buchungssätze sind für mich dennoch nichts unbekanntes – ebenso wie Kontenrahmen, Kostenstellen usw..

Nun geht das aber nicht jedem so. Dann hat man drei Optionen. Entweder man sucht sich eine Weiterbildung im Bereich Buchführung für Gründer, man fuchst sich selbst in die Thematik hinein (teils wirklich schwierig) oder man gibt die Dinge, wie oben schon beschrieben, vollständig ab.

Vor allem aus Kostengründen entscheiden sich viele Gründer und Selbständige für die ersten beiden Möglichkeiten und lassen im Anschluss bspw. die Einnahmen-Überschuss-Rechnung bzw. den Jahresabschluss vom Steuerbüro prüfen und nachfolgend die Einkommensteuererklärung erstellen. Das ist durchaus auch eine passable Lösung, da es einie Buchhaltsungsprogramme gibt, die bei der Buchführung behilflich sein können.

Worauf sollte ich achten?

Absolut wichtig ist für mich immer die Programmführung und eine einfache Bedienung. Ich verliere ziemlich schnell die Geduld, wenn mir die Bedienung intuitiv widerstrebt. Achte darauf, dass du mit der Handhabung der Software gut klar kommst.

Für mich war es unter anderem wichtig, dass ich in einer Software Angebote und Rechnungen schreiben kann, als auch die Buchhaltung machen und Umsatzsteuervoanmeldungen, EÜR bzw. Jahresabschluss & Co. erstellen kann. Achte darauf, dass du vorher bestenfalls schon weißt, was du brauchst. Es gibt Programme, die ausschließlich für die Buchführung oder ausschließlich für die Angebots- und Rechnungslegung gemacht sind. Es gibt aber auch Programme, die die einzelnen Bereiche vereinen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist: Wie wird gebucht? Es gibt Buchhaltungssoftware, in der du deine Buchungssätze selbst durchdenken und schreiben musst. Das ist in meinen Augen für den „Buchhalter-Laien“ eine große Fehlerquelle. Mal abgesehen davon, dass das etliche Korrekturbuchungen nach sich ziehen kann.

Praktisch finde ich hingegen Software, in der du nach der Auswahl eines Kontenrahmens (SKR03 oder SKR04) nur noch zuordnest zu welchem Konto des Kontenrahmens eine Ausgabe oder Einnahme zählt und die Buchungssätze an sich im Hintergrund vom Programm selbst geschrieben werden.

Auch Anbindungen wie bspw. für Bankkonten, Shopsysteme, Marketplaces etc. sind aus meiner Sicht wichtig und absolut nützlich. Nichts ist aufwändiger als sämtliche Kontenbewegungen, Bestellungen oder Zahlungen über Paypal etc. manuell übertragen zu müssen. Mit Schnittstellen erledigst du das in Sekunden. Diese Schnittstellen holen bspw. Buchungen von deinem Bankkonto oder Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen aus deinem Online Shop.

Und zu guter Letzt sollte das Buchhaltungsprogramm deiner Wahl natürlich auch möglichst immer auf dem rechtlich aktuellen Stand sein. Das betrifft diverse steuerliche und buchhalterische Regelungen, die sich immer mal etwas ändern können. Bei den meisten Buchhaltungsprogrammen sind solche Updates inklusive.

Buchhaltungssoftware testen !

Für die meisten Buchhaltungsprogramme gibt es Testversionen. Ich empfehle dir wärmstens, dies auch zu nutzen.

Bei mir war es beispielsweise so, dass ich mich eigentlich auch für die Software „Lexware Buchhalter“ entscheiden wollte. Immerhin wurde die Software oft empfohlen und  vielfach getestet und stets mit gut bis sehr gut bewertet. Unter anderem ist Lexware Testieger auf dem Verbraucherportal Netzsieger geworden.

Durch die Testversion des Programms habe ich aber festgestellt, dass mir die Handhabung einfach zu unpraktisch und zu kompliziert ist und diese Software nicht alles abbilden kann, was ich mir innerhalb der Software gewünscht hätte. Ich hätte dann weitere Programme kaufen müssen, um alles von der Rechnung, über Konten und Barzahlungen bis hin zum Jahresabschluss miteinander zu verknüpfen.

Also suchte ich weiter und nutze nunmehr seit 5 Jahren „WISO Mein Büro“ bzw. nun die „WISO Mein Büro Plus“-Version. Auch hier gibt es noch Dinge, die ich einfach unpraktisch finde, aber alles in allem ist diese Software für mich jene, die ich am einfachsten bedienen kann.

Um ein Beispiel zu geben: Ich kann meine Firmenkonten über die Software abrufen und von da aus ordne ich jeder Buchung des Firmenkontos die jeweilige Eingangs- oder Ausgangsrechnung zu oder bestimme, wie die Position sonst zu buchen ist. Dazu klicke ich mich ganz einfach durch die Positionen des Kontos und muss keinen einzigen Buchungssatz selbst schreiben. Das erledigt das Programm.