Messen und Konferenzen sind für die meisten StartUps ein wichtiger Anlaufpunkt, um Produkte zu präsentieren, Kunden zu gewinnen, ein Netzwerk aufzubauen und sich im Allgemeinen zu präsentieren. Für nahezu jeden thematischen Bereich gibt es heute eigene Messen und Konferenzen, die für Dienstleistungs-StartUps, Online Shops, Einzelhändler, Produzenten & Co. interessant sein können. Als Privatperson habe ich schon einige Messen besucht – von Ausbildungs- und Karrieremessen, über Heimtiermessen, Marketing-Konferenzen, bis hin zur IFA und Boot-Messe in Düsseldorf. Die vielen Aussteller, Ideen, Produkte und Angebote sind natürlich immer wieder spannend. Spannend ist aber auch solch eine Messe mal selbst als Aussteller zu planen und zu organisieren.
Das erste Mal habe ich das im Studium erlebt und seither viel über Organisation und Planung von Messen und Messeständen gelernt. Einige der aus meiner Sicht wichtigsten Tipps möchte ich Dir hier mit auf den Weg geben.
Inhaltsverzeichnis
1. Frühe Anmeldung und Vorbereitung
Einige der Messen, die ich mit betreut habe, wurden von langer Hand geplant. Andere wiederum sind eher in einer Art „Spontan-Aktion“ entstanden. Der damit verbundene zeitliche Stress und finanzielle Aufwand ist aber enorm. Daher kann ich jedem nur empfehlen, sich frühzeitig über branchenrelevante Messen zu informieren und ebenso frühzeitig mit der Anmeldung und Vorbereitung zu beginnen.
Mit frühzeitig meine ich einen Zeitraum von ca. einem halben bis zu einem Jahr. Häufig ist das Problem nämlich nicht nur, dass du sonst in kurzer Zeit einen kompletten Messestand organisieren musst, sondern dass es auch durchaus vorkommen kann, dass du entweder keinen oder nur noch einen kleinen Messestand mit „eher schlechtem“ Standplatz bekommst. Also irgendwo in einer Ecke in der letzten Halle, in die sich kaum Besucher „verirren“.
Damit verbunden ist auch häufig das Problem, dass du „kurz vor knapp“ kaum noch Hotelzimmer in der Nähe der Messe bekommst und entweder überteuerte Zimmerpreise oder eine längere Anfahrt vom Hotel zur Messe in Kauf nehmen musst.
2. Budgetierung vorab festlegen
Ein weiteres wichtiges Thema ist die Frage, wieviel du als StartUp für deinen Messestand ausgeben möchtest und kannst. Du solltest dabei natürlich realistisch bleiben. Ist dein Budget knapp, ist etwas Kreativität gefragt, denn auch damit bekommt man einen für Besucher spannenden Messestand hin.
Folgende Punkte solltest du in deiner Kalkulation beachten:
- Kosten für den Messestand
- Kosten für Druckmaterialien
- Kosten für Werbeartikel
- Kosten für die Standmiete
- Anmeldekosten für die Miete
- Kosten für die technische Ausstattung
- Hotelkosten
- Verpflegungskosten
- Kosten für deine Mitarbeiter
- Anfahrtskosten
- …
3. Messestandplanung frühzeitig beginnen
Und auch den Messestand an sich solltest du frühzeitig planen. Viele Messen stellen grundlegende Dinge wie Teppich, Tische, Stühle, Trennwände und so weiter gegen einen Aufpreis zur Verfügung. Wenn dir aber klar ist, dass es nicht nur bei einem Messebesuch bleiben wird, dann kann sich für dein StartUp aus Kostensicht auch ein eigener Messestand lohnen, den du bei einem Messebauer in Auftrag gibst.
Man unterscheidet hier zwischen Systemständen und Individualständen. Wie es der Name bereits verrät sind die Systemstände bereits vorgefertigt und meist modular zusammenbaubar oder erweiterbar. Individualstände sind komplett individuell aufgebaute Messestände. Für die Planung und den Bau eines Messestandes findest du übrigens hier eine gute Messestand-Checkliste, die dir Orientierung bietet.
4. Organisation rund um den Messestand
Neben der Planung des Messestands solltest du auch die Organsiation rund um die Messe nicht aus den Augen verlieren. Dazu gehört die schon erwähnte Buchung von Hotelzimmern oder anderweitigen Unterkünften, die Anfahrtsplanung für dich und deine Mitarbeiter, als auch die Planung, ob und inwiefern dein Büro in dieser Zeit besetzt ist.
5. Ausgeschlafen und fit sein
Einen Messestand selbst zu betreuen, Besucher zu empfangen, Produkte und Leistungen zu erläutern und mit Geschäftspartnern zu plaudern macht zwar Spaß, kostet aber bei 10 Stunden am Tag (mit Aufbau und Abbau des Messestands) ziemlich viel Energie.
Achte deshalb darauf, dass du nicht vollkommen gestresst zur Messe kommst, ausgeschlafen bist und ausreichend gegessen und getrunken hast. Soweit möglich, nimm dir auch etwas zu essen und zu trinken mit – besonders in den Stoßzeiten einer Messe wirst du nämlich nicht dazu kommen, dir irgendwo was zu essen zu besorgen.
Und noch ein Tipp für die Damen und euch: nehmt euch bequeme Schuhe mit ! ;-)
