Mit dem Schritt in die Selbstständigkeit kommt gleichzeitig viel Verantwortung auf dich zu. Natürlich hast du mehr Freiheiten als in einer Angestellten-Position, musst dich aber auch um mehr kümmern. Besonders wichtig ist hierbei eine korrekte Buchhaltung.
Vor allem für Gründer wirkt diese zunächst unübersichtlich und es schleichen sich schnell Fehler ein. Buch führen muss jeder Unternehmer, doch mit ein paar Tipps kannst du die Bürokratie einfacher gestalten.
Inhaltsverzeichnis
Bereits zu Beginn eine korrekte Buchhaltung pflegen
Wenn du dein Unternehmen gründest, solltest du bereits von Anfang zeitnah Buchhaltung führen. Dementsprechend dokumentierst du im geeignetsten Fall direkt nach einer Transaktion, welche Einnahmen oder Ausgaben du erzielt hast.
Gerade die meist hohen Investitionen in Ausstattung, Räumlichkeiten etc. fließen in die Rechnungserfassung ein. Am besten führst du demnach monatlich Buch, da es oft zu diversen Ausgaben in kurzer Zeit kommt. So lieferst du dem Finanzamt realistische Werte. Denn sollte die Gewinnschätzung zu hoch oder unrealistisch sein, kann das Amt eine Einkommenssteuervorauszahlung fordern.
Um schon am ersten Tag auf dem aktuellen Stand zu bleiben, empfiehlt sich eine Buchhaltungssoftware. Du kannst als Unternehmensgründer beispielsweise mit dem Angebot von lexrocket die Cloud basierte Software lexoffice ein Jahr lang kostenlos testen.
Die Cloud automatisiert die Aufgaben der Buchhaltung im Hintergrund, wodurch sich dein Startup vollkommen den eigentlichen Zielen widmen kann.
Belege immer katalogisieren
Nach § 238 HGB müssen Unternehmen Buch führen und die Belege hierfür zehn Jahre lang aufbewahren. Auf diese solltest du jederzeit zugreifen können, wenn das Finanzamt sie benötigt. Ansonsten kommt es zu einer steuerlichen Schätzung, die meist zu einer überhöhten Gewinnschätzung deines Startups führt. Dementsprechend verlangt das Amt eine erhöhte Steuernachzahlung die rückwirkend bis zu zehn Jahre reicht.
In der Zeit der Digitalisierung fällt Buchhaltung erheblich leichter, besonders in Hinsicht auf Belege. Diese scannst du am besten so schnell wie möglich und speicherst sie sicher ab. Ein übersichtlicher Katalog der Ausgaben wirkt schmälernd auf den Gewinn – dementsprechend fallen die Steuern geringer aus.
Lohn und Rechnungen als fremdes Gebiet
Entsprechend der Größe des Startups, wirst du vielleicht auch Mitarbeiter anstellen. Dementsprechend ist die Lohnbuchhaltung essenziell, um Strafen zu entgehen. Nicht nur für die korrekte Berechnung der einzelnen Gehälter, sondern auch für die Anmeldung der Mitarbeiter und die rechtzeitige Meldung zwecks Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen.
Besonders jungen Unternehmen fehlt es meist an Erfahrung und bei der Rechnungsstellung kommen Fehler vor, was zu Liquiditätsengpässen führt. Die sogenannten Rechnungspflichtangaben dürfen bei keiner Rechnung fehlen. Es kann nämlich vorkommen, dass ein Rechnungsempfänger die Zahlung zunächst verweigert, wenn die Angaben nicht vollständig oder korrekt sind.
Termine rechtzeitig realisieren
Als Gründer kann es etwas dauern, bis sich ein geregelter Arbeitsablauf einfindet, doch solltest du folgende Termine nicht verpassen:
- Zahlungsziele auf Eingangsrechnungen: Um Mahnungen und verzögerte Dienstleistungen zu vermeiden, ist eine fristgerechte Zahlung der Schulden wichtig.
- Abgabefristen für Steuerangelegenheiten: Eine verspätete Abgabe führt zum Verlust von Zeit und Geld, wer jedoch zuverlässig mit dem Finanzamt arbeitet, kann ihnen eine Einzugsermächtigung gewähren, um diese Prozesse zu automatisieren.
Ein Vorteil für Kleinunternehmer
Gerade zu Beginn der Unternehmensgründung kannst du einen Vorteil aus dem Status als Kleinunternehmen ziehen. Nach §19 UStG müssen Gründer keine Umsatzsteuer erheben, sofern sie Kleinunternehmer sind. Somit hast du keinen Vorsteuerabzug bei den Eingangsrechnungen.
Diese Regelung gilt unter anderem für:
- Einzelunternehmer
- Freiberufler
- Gesellschafter mit Gesamtumsatz von maximal 17.500 Euro im Gründungsjahr
Für die folgenden Jahre ist es wichtig zu beachten, dass der Umsatz im vorherigen Jahr die 17.500 Euro nicht übersteigt und im folgenden Jahr nicht über 50.000 beträgt. Sollte dein Startup nicht mehr in diese Regelung passen, musst du die Umsatzsteuer in den Rechnungen erheben oder sie aus dem Rechnungsbetrag abführen.
Den Tücken der Buchhaltung vorbeugen
Eine ordentlich geführte Buchhaltung ist essenziell, um all den möglichen Fehlern und den damit einhergehenden Straf-Zahlungen zu entgehen. Für Gründer und junge Startups gilt grundsätzlich das gleiche Gesetz, unabhängig des Alters eines Unternehmens.
Doch wer zeitnah Buch führt, muss sich keine Sorgen über Briefe von Finanzamt, Sozialkasse oder Zoll machen. Es empfiehlt sich dennoch, bei Unklarheiten einen Steuerberater aufzusuchen. So kann ein Unternehmen problemlos starten, ohne sich in der Bürokratie zu verfangen.
