Sie sind längst nicht nur großen Konzernen vorbehalten, die sie von Profis erstellen und von Kunden bezahlen lassen – Rechnungen sind ständig präsent im Alltag von Kleinunternehmern, Freiberuflern und Privatpersonen. Das fehlerfreie Schreiben und fristgerechte Begleichen wirkt zukünftigen Problemen vor und sorgt für einen geregelten Ablauf des Geschäftsverkehrs. Insbesondere kleine Unternehmen und Freiberufler schrecken vor dem Thema Rechnungserstellung zurück, da sie über wenig oder gar kein Vorwissen verfügen und sie ihren Fokus nicht von ihrer eigentlichen Tätigkeit abrücken möchten. Sie profitieren von Programmen zur Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, die sie auch ohne Vorwissen durch den Prozess leiten und ihnen auf diese Weise Arbeit und wertvolle Zeit einsparen.
Inhaltsverzeichnis
Was sind die Bestandteile einer Rechnung?
Eine Rechnung muss zunächst den vollständigen Namen des Unternehmens und seine Adresse aufweisen. In diesem Rahmen kann auch die Rechtsform angegeben werden. Weiterhin ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auszuweisen, die bei der Anmeldung des Unternehmens zugeteilt wird. Ist keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorhanden, weil das Unternehmen umsatzsteuerbefreit ist, ist stattdessen die persönliche Steuernummer anzugeben.
Weiterhin müssen das Datum der Rechnungsstellung, der Leistungszeitraum und die Rechnungsnummer ersichtlich sein. Letztere wird von dem ausstellenden Unternehmen festgelegt, ist fortlaufend und darf nicht mehrfach vergeben werden.
Schließlich ist genau zu benennen, welche Ware oder welche Dienstleistung abgerechnet wird. Hierfür sind die Bezeichnung und die Stückzahl bzw. die Anzahl der Tage anzugeben. Beendet wird die Rechnung mit dem Umsatzsteuersatz bzw. mit dem Hinweis, dass der Rechnungssteller Kleinunternehmer ist und daher keine Umsatzsteuer erhebt.
Welche Vorteile bietet eine Software zur Erstellung von Rechnungen?
Mit entsprechenden Rechnungsprogrammen können Unternehmer, Freiberufler oder auch Private schnell und einfach ihre Rechnung erstellen. Dabei helfen die folgenden Funktionen:
Die Erstellung der Rechnung läuft in der Regel über entsprechende Formulare, in denen der Verwender die einzelnen Bestandteile aktivieren und bearbeiten kann. Auch die Berechnung der Endsumme übernimmt das Programm anhand des Stunden- und Steuersatzes automatisch.
Die auf diese Weise einmal erstellte Musterrechnung kann gespeichert und so in Zukunft immer wieder verwendet werden. Dies spart nicht nur Arbeit, sondern erzeugt einheitlich gestaltete Rechnungen, die bei Kunden ein professionelles Bild erzeugen.
Die Kontaktdaten von Rechnungsempfängern können in vielen Programmen hinterlegt werden, damit diese zentral verwaltet und wiederkehrende Kunden einfach kontaktiert werden können.
Die Verwaltungsfunktionen umfassen nicht nur ausgehende Rechnungen, sondern verschaffen auch einen Überblick über eingegangene, beglichene und noch ausstehende Rechnungen. Ebenso können hier schnell und einfach Zahlungserinnerungen und Mahnungen an Kunden versendet werden, deren Zahlung überfällig ist.
Die fertigen Rechnungen können bequem als PDF oder Word-Datei gespeichert oder direkt aus dem Programm heraus gedruckt werden.
Wie profitieren Unternehmer und Freiberufler von Rechnungssoftware?
- Mit nur wenigen Angaben lassen sich professionelle Rechnungen erstellen
- Vorkenntnisse sind nicht erforderlich
- Mit Hilfe der automatischen Berechnung der Endsumme werden Rechenfehler vermieden
- Die Software wendet automatisch die korrekten Mehrwertsteuersätze an
- Ist der Rechnungssteller Kleinunternehmer fügt das Programm den entsprechenden Hinweis ein und berechnet den richtigen Betrag
- Der Rechnungssteller vergisst keine Pflichtangaben, da das Programm diese automatisch aufzeigt
Welche technischen Anforderungen sollten erfüllt sein?
Eine Rechnungssoftware sollte mit den relevanten externen Stellen, also mit dem Finanzamt, dem Steuerberater und dem Bankinstitut verbunden werden können.
Der Zugang sowie die Einsicht in die Buchhaltungsunterlagen sollten dabei individuell konfigurierbar sein, damit der Rechnungssteller nur die notwendigen Informationen offenbaren muss.
Weiterhin empfiehlt es sich, eine Kompatibilität mit ELSTER vor dem Kauf einer entsprechenden Software zu überprüfen, damit hierüber die Steuererklärung automatisch versendet werden kann. Schließlich kann es von Vorteil sein, wenn über die Software Bezahllinks versendet werden können, damit Kunden ihre Rechnungen einfacher begleichen können und insbesondere für Kleinunternehmer die Liquidität verbessert wird.
Fazit zur Rechnungssoftware
Eine gute Software für die Erstellung von Rechnungen nimmt Unternehmern und Freiberuflern einen bedeutenden Teil ihrer organisatorischen Arbeit ab und gibt ihnen mehr Zeit und Energie für die Leitung des Unternehmens. Insbesondere Kleinunternehmer und Start-Ups profitieren von den Programmen, da sie schnell und einfach ohne Vorwissen professionelle Rechnungen erstellen, verwalten und versenden können. Die richtige Software bietet weitere Vorteile im Rahmen der Buchführung und unterstützt den Rechnungsersteller dabei, seine Zahlungsvorgänge im Blick zu behalten.
