Eines der für meine Begriffe heikelsten und schwierigsten Themen innerhalb der Selbständigkeit bzw. Existenzgründung ist das Mahnwesen bzw. der Umgang mit nichtzahlenden Kunden. Dies betrifft vor allem den Dienstleistungssektor, in welchem häufig Leistungen im Wert von mehreren hundert und tausend Euro erbracht werden. Besonders schwierig ist die Thematik für junge Unternehmen. Im der Zeit des Unternehmensaufbaus möchte man sich keine Kunden verprellen und ist meist von jedem einzelnen Kunden abhängig. Auf der anderen Seite ist man jedoch auch auf eine verlässliche Zahlungsmoral der Kunden angewiesen. Das jedoch trifft nicht auf jeden Kunden zu – auch nicht immer auf jene, die gern mit ihrer geschäftlichen Fairness hausieren.
Da man jedem Einzelnen immer nur „vor den Kopf schauen“ kann, sollte man sich bereits vorweg gegen mögliche Zahlungsausfälle bestmöglich absichern. Kommt es dann doch mal soweit, dass ein Kunde weder zahlt, noch reagiert, kann man verschiedene Schritte gehen und einleiten, damit die Forderung schlussendlich doch noch beglichen wird.
Inhaltsverzeichnis
Vertraglich absichern
Ob in Produktion, Handel oder Dienstleistung – in jedem dieser Bereiche sollte man sich vor der Erbringung der Leistungen vertraglich bestmöglich absichern. Im Handel und dem produzierenden Gewerbe erfolgt dies in der Regel über einen Kaufvertrag, der recht schnell und einfach aufgesetzt werden kann. Im Dienstleistungssektor kann dies ein Angebot sein, welches dem Kunden detailliert sämtliche Leistungen beschreibt und von diesem unterschrieben werden muss oder ein gesondert aufgesetzter Vertrag. In der Rechtssprechung spricht man dabei von einem Werkvertrag.
In solch einem Vertrag sollten unter anderem folgende Punkte geregelt und benannt sein:
- detaillierte Informationen zu den Leistungen
- Fertigstellungstermin oder Leistungsdauer
- Kosten (Netto, Brutto)
- Gewährleistungen und Haftungsvereinbarungen
- Mögliche Vertragskündigung/-beendigung
- Nutzungsrechte
- Zahlungvereinbarungen
Gesamtbeträge vs. Teilbeträge
Einerseits kann man in solch einem Vertrag direkt die Zahlung des Gesamtbetrages vor oder nach der Leistungserstellung festschreiben. Zahlungsleistungen per Vorkasse vom Kunden einzufordern ist bspw. im Online-Handel Gang und Gäbe und auch im Dienstleistungsbereich nicht unüblich. Die Frage, die sich vor allem jungen Unternehmen stellt, ist, ob dabei auch jeder Kunde mitzieht.
Im B2B-Bereich bestehen hier zusätzlich häufig Abhängigkeiten zu Prozessen im Rechnungswesen, weswegen die Zahlung beispielsweise nur in bestimmten Rhythmen möglich ist. Weiterhin ist dies davon abhängig, ob es sich um eine projektbasierte oder dauerhafte Leistung handelt, wie vertraut man mit dem Kunden bereits ist, ob der Kontakt über eine persönliche Empfehlung zustande kam oder man sich möglicherweise noch vollständig fremd ist.
Deswegen kann man dem (potentiellen) Kunden an dieser Stelle auch mit der Vereinbarung von Teilbeträgen entgegen kommen. Bei zeitbegrenzten Projekten wird hier gern die 70/30- 80/20-Regelung verwendet. Dazu müssen jeweils 70% oder 80% des Gesamtrechnungsbetrages vor Projektbeginn vom Kunden geleistet werden und die Zahlung des restlichen Rechnungsbetrages erfolgt schließlich nach der Projektfertigstellung.
Schließlich kann man die Gestaltung der Zahlungsvereinbarungen auch davon abhängig machen, ob man mit dem Kunden bereits zusammengearbeitet hat und dessen Zahlungsmoral kennt oder es sich um eine völlig neue Geschäftsbeziehung handelt. Je nachdem kann man dem Kunden ein wenig entgegenkommen oder sollte sympathieunabhängig lieber etwas Vorsicht walten lassen.
Persönlicher Kontakt
Kommt es zu einem erstmaligen Zahlungsverzug, hilft meist schon der persönliche Kontakt zum Kunden. Dazu nimmt man ganz einfach den Telefonhörer in die Hand, wählt die Nummer des Kunden und versucht, den Zahlungsverzug in einem freundlichen und unkomplizierten Gespräch zu klären. Meist ist es damit bereits getan. Sollte jedoch auch ein paar Tage danach nichts passieren, kann man eine Zahlungserinnerung an den Kunden per E-Mail oder auf dem Postweg versenden
Die Zahlungserinnerung
Die Zahlungserinnerung ist in der Regel eine freundlich und höflich formulierte Erinnerung an die Zahlung eines Rechnungsbetrages, dessen Rechnungsziel bereits überschritten ist. Eine Zahlungserinnerung kann man natürlich direkt am Tage nach dem vereinbarten Zahlungsziel bei nicht erfolgter Zahlung versenden. Möglich ist es aber auch, dem Kunden etwas entgegen zu kommen und noch 1 bis 3 Tage abzuwarten.
Spätestens jedoch nach 7 Tagen ohne Zahlungseingang sollte man den säumigen Kunden an die Zahlung der Rechnung erinnern und ihn höflich um die Begleichung der Forderung bitten. Im Optimalfall setzt man dazu eine weitere Frist, zu wann man den Zahlungseingang nun erwartet.
Die 1. Mahnung
Hat die erste Zahlungserinnerung keinen Erfolg gebracht und auch keine Reaktion des Kunden und damit eine produktive Kommunikation zwischen Kunde und dem Selbständigen zur Folge gehabt, ist der nächste rechtlich korrekte Schritt die 1. Mahnung.
Wenn man sein Unternehmen gerade erst aufbaut, ist dieser Schritt eigentlich ein schwieriger. Man möchte sich immerhin keine Kunden „verprellen“. Doch sollte man an dieser Stelle gerade in den ersten Monaten und Jahren konsequent bleiben – schließlich verfügen auch Kunden über eine „Lernkurve“. Hat man seine Leistung erbracht, ist der Kunde in der Pflicht den zu zahlenden Betrag auch zu leisten.
Dazu baut die erste Mahnung auf der vorangegangenen Zahlungserinnerung auf. Sie sollte freundlich, aber auch bestimmt formuliert sein. In jedem Fall sollte sich darin eine deutliche Aufforderung zur Zahlung des Rechnungsbetrages wiederfinden, als auch ein weiteres Angebot zur Lösung eventueller Probleme.
Desweiteren können in dieser ersten Mahnung bereits Mahnkosten in Rechnung gestellt werden. Die Höhe der Mahnkosten richtet sich üblicherweise nach der tatsächlichen Höhe der entstandenen Kosten beispielsweise für Papier, Porto, Briefumschläge etc..
Die 2. bzw. letzte Mahnung
Reagiert der Kunde auch nach der Zahlungserinnerung und der ersten Mahnung nicht, ist es Zeit für die 2. bzw. letzte Mahnung. In dieser Mahnung folgen nun ein paar drastischere Formulierungen und Schritte. Einerseits kann dem Kunden hier ein konkreter Ratenzahlungsvorschlag unterbreitet werden.
Andererseits sollte man dem Kunden aber nun auch mitteilen, dass bei weiterer Nichtzahlung oder nicht erfolgender Reaktion rechtliche Schritte in Form eines Mahnbescheides vom zuständigen Amtsgericht eingeleitet bzw. die Angelegenheit einem Anwalt oder Inkasso-Büro übergeben wird – was mit zusätzlichen Kosten für den Kunden verbunden ist. Auch in dieser 2. Mahnung empfiehlt es sich, eine eindeutige Frist zu setzen.
Diese Schritte und Formulierungen klingen natürlich erst einmal recht hart. Hat man jedoch seine Leistungen erbracht und keinerlei Reaktion des säumigen Kunden erhalten, bleibt einem eigentlich gar nichts anderes mehr übrig, wenn man nicht unbedingt auf der Forderung sitzen bleiben möchte.
Fazit
Ich denke, dass jede(r) Selbständige(r) irgendwann einmal Erfahrungen mit säumigen und nichtzahlenden Kunden gemacht hat oder machen wird. Zwangsweise wird dies wahrscheinlich nicht ausbleiben. Das ist eine sehr ärgerliche Situation, wenn Leistungen bereits erbracht wurden. Für Existenzgründer kann eine solche Lage noch hinzu recht bedrohlich werden.
Umso wichtiger ist es, gleich von vornherein ein funktionierendes Mahnwesen aufzubauen und die notwendige Konsequenz an den Tag zu legen. So unangenehm das zu Beginn auch ist, sollte man sich vor Augen halten, dass man eine wertige Leistung erbracht hat und die Zahlung der Rechnung keine Nettigkeit, sondern die Pflicht des Kunden ist.
Ein solches Mahnwesen ist beispielsweise in Software wie WISO Mein Büro* integriert. Nach Ablauf des Zahlungsziels ohne Zahlungseingang werden Rechnungen hier automatisch bspw. in rot markiert. Außerdem ist es möglich, Rechnungen einen individuellen Mahnstatus hinzuzufügen und Mahnungen per Mausklick zu generieren und zu versenden.
