Spätestens seit der weltweiten Corona-Pandemie feiert das Homeoffice Hochkonjunktur. Für viele Unternehmen ist die Arbeit von zu Hause aus mittlerweile zum Alltag geworden. Damit aber sensible Firmendaten nicht in die Hände Dritter gelangen, muss für maximale IT-Sicherheit im Remote-Office gesorgt werden. Diese Tipps für mehr Datensicherheit helfen dabei.
Inhaltsverzeichnis
Homeoffice – alles eine Frage der Sicherheit
Das Arbeiten in den eigenen vier Wänden bringt zwar viele Vorteile (z. B. eine verbesserte Work-Life-Balance) mit sich, aber stellt auch so manches Unternehmen vor völlig neue Herausforderungen. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt nämlich nicht nur am regulären Arbeitsplatz, sondern auch im Homeoffice.
Unternehmensinhaber tragen somit die volle Verantwortung dafür, dass firmeninterne Daten nicht öffentlich zugänglich sind, wenn sich ihre Angestellten – tageweise oder sogar wochenlang – für das ortsunabhängige Arbeiten entscheiden.
Warum ist das so wichtig? Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch die Internetkriminalität. Angreifer nutzen jede erdenkliche Schwachstelle von Softwares, um mit ausgeklügelten Betrugsmaschen schnelles Geld zu verdienen. Wenn Geräte im Homeoffice nicht ausreichend geschützt sind, ist das geradezu eine Einladung für Cyber-Kriminelle.
Deshalb sollten sich Unternehmen möglichst gut absichern und eine Homeoffice-Regelung für den Datenschutz einführen. Folgende Schritte sind hierfür sinnvoll:
1. Sicheres VPN verwenden
Damit Angestellte von zu Hause aus möglichst sicher auf das Firmennetzwerk zugreifen können, ist eine sogenannte VPN-Verbindung notwendig. Dieses virtuelle private Netzwerk garantiert eine stabile Verbindung zum Unternehmensnetzwerk. Alle Daten sind verschlüsselt, sodass ein Mitlesen Unbefugter unmöglich ist. Mit einem VPN-Zugang kann daher über einen sicheren Kanal kommuniziert werden.
Bevor Mitarbeiter also in das Homeoffice wechseln, sollte überprüft werden, ob ein sicherer VPN-Zugang vorhanden ist. Ansonsten ist der Zugriff auf das Firmennetzwerk viel zu riskant und Cyber-Kriminelle haben ein leichtes Spiel.
2. Starke Passwörter erstellen
Für höchsten Datenschutz im Homeoffice sind sichere Passwörter von zentraler Bedeutung. Schließlich können sämtliche ungesicherte Daten schnell in die Hände Dritter geraten. Bei der Erstellung von Passwörtern ist es wichtig, dass keine persönlichen Informationen (z. B. Geburtsdatum oder Wohnadresse) angegeben werden. Auch sind weder typische Zahlenabfolgen wie „1234567“ noch offensichtliche Wörter wie „Passwort“ sicher.
Ein starkes Passwort hingegen sollte sich immer aus einer scheinbar sinnlosen Kombination aus Klein- und Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen zusammensetzen – für Cyber-Kriminelle ist es dann schwierig, das richtige Passwort ausfindig zu machen. Auf diese Weise können Endgeräte erfolgreich abgesichert werden.
Wenn Mitarbeiter sich viele lange Passwörter merken müssen, empfiehlt sich die Verwendung eines Passwortmanagers. Dieser dient zur Verwaltung von Zugangsdaten und Kennwörtern – in der Online-Welt eine wichtige Sicherheitsmaßnahme. Bereits bei zwei oder drei Kennwörtern zahlt sich ein Passwortmanager aus.
3. Keine persönlichen Geräte einsetzen
Zwar mag es weniger aufwändig sein, die eigenen Mitarbeiter mit ihren Privatgeräten im Homeoffice arbeiten zu lassen. Doch das Bring Your Own Device-Prinzip gefährdet die Datensicherheit in vielerlei Hinsicht. So haben Arbeitgeber beispielsweise keinen Einfluss auf das Privatgerät und können deshalb dem Datenschutz nicht mehr wirksam hinterherkommen.
Hinzu kommt, dass Privates und Berufliches nicht mehr länger voneinander getrennt werden können. Besonders problematisch ist, wenn Mitarbeiter, die mit ihren persönlichen Geräten im Homeoffice gearbeitet haben, kündigen möchten. Nach dem Firmenaustritt ist es nicht möglich, zu überprüfen, ob auch tatsächlich alle betrieblichen Daten gelöscht wurden. Hier ist die Gefahr groß, dass sensible Daten in die Hände Unbefugter gelangen.
Unternehmen sollten ihren Angestellten, die ortsunabhängig arbeiten wollen, also die notwendigen Geräte (Laptop, Handy) zur Verfügung stellen. So haben sie auch die Möglichkeit, für den nötigen technischen Schutz zu sorgen (z. B. VPN-Zugang, Einspielen aktueller Updates).
4. Regelmäßige Updates machen
Cyber-Kriminalität ist eine allgegenwärtige Gefahr. Genau deshalb ist es sehr wichtig, dass Endgeräte immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden – nicht nur am regulären Arbeitsplatz, sondern auch im Homeoffice. Mitarbeiter, die ihre Arbeit im Remote-Office erledigen, sollten neue Updates deshalb immer möglichst zeitnah einspielen.
Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die gesamte Software immer aktuell bleibt – für Internetkriminelle wird es dann unmöglich sein, Schwachpunkte des Browsers ausfindig zu machen.
5. Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten
Um die Datensicherheit im Homeoffice zu erhöhen, sollte auch eine sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet werden. Das bedeutet, dass der eigene Account nicht nur durch die Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort gesichert ist, sondern auch über eine zusätzliche Anfrage.
Dieses System ist vor allem im Online-Banking bekannt, bei dem für die Überweisung eines Geldbetrags ein SMS-Code angegeben werden muss. Mittlerweile gibt es diese Zwei-Faktor-Authentifizierung auch für Cloud-Dienste wie z. B. die Dropbox. So kann sich garantiert kein Dritter Zugang zu firmeninternen, sensiblen Daten verschaffen.
6. Keine sensiblen Daten offen liegen lassen
Und zu guter Letzt gilt: Sensible Daten in Papierform oder digitale Speichermedien wie z.B. USB-Sticks, Festplatten, etc. sollten nie offen liegen gelassen werden. Um Dokumente sicher aufzubewahren, ist stattdessen die Verwendung eines Tresors ratsam. Zusätzlich empfiehlt es sich, wichtige Daten überwiegend am Computer abzuspeichern. Mitarbeiter sollten im Homeoffice wirklich nur die absolut wichtigsten Dokumente ausdrucken.
Fazit
Das Homeoffice ist zu einem festen Bestandteil des heutigen Büroalltags geworden. Datensicherheit spielt nicht nur am regulären Arbeitsplatz, sondern auch bei der Telearbeit eine entscheidende Rolle. Die Anwendung dieser Tipps sorgt für einen hohen Schutz im Netz, damit sensible Daten nicht in die Hände Dritter geraten.
Autor: Florenz Klasen
Florenz Klasen ist Gründer & CEO der TechMinds GmbH. Auf Tech & IT spezialisiert, verbindet die Recruiting-Boutique namhafte Unternehmen mit hochqualifizierten Führungskräften und Professionals. Dabei ist das Ziel immer, großartige Teams für zukunftsweisende Projekte zusammen zu bringen.
