In 4 Schritten zum papierlosen Büro (und zum aufgeräumten Schreibtisch)

Stell dir vor, es ist Montag Morgen. Du kommst ins Büro an deinen Schreibtisch und musst dich nicht erst durch Papieberge kramen, um den einen wichtigen Zettel oder die nächste fällige Rechnung zu finden. Dein Schreibtisch ist aufgeräumt und lediglich mit Telefon, Notebook und Bildschirm ausgestattet. Klingt super, oder? So oder so ähnlich könnte ein vollkommen papierloses Büro aussehen. Das Einzige was vielleicht noch in Papierform vor dir liegt, ist deine To-Do-Liste oder eine PostIt-Erinnerung. Wenn ich mich auf meinem Schreibtisch so umschaue, ist mein Büro / Schreibtisch noch alles andere als papierlos. Zwar erfolgt der Großteil der beruflichen Kommunikation, Organisation und Buchhaltung digital und damit in Form von papierlosen Dokumenten. Dennoch gibt es auch bei mir immer noch genügend Papierkram – und möglicherweise sieht es auf deinem Schreibtisch nicht anders aus?

Im Hinblick auf Bilddateien, Filmdateien und auch Musikdateien ist es mittlerweile eine Selbstverständlichkeit, dass diese ausschließlich digital existieren – auf dem Rechner, dem Smartphone, in der Cloud oder einem externen Speichermedium. Wie auch immer, das digitale Verwalten dieser Dateien gehört für uns zum Alltag und ist völlig normal.

Etwas anders sieht das in Sachen Briefverkehr und Dokumenten aus. Natürlich flattert immer noch Post in Papierform ins Haus und noch immer drucken wir Dokumente aus oder legen sie physisch in Ordnern ab – das ist zum Beispiel in der Buchhaltung so und ein teils wirklich nerviges Thema, da digitale und nicht-digitale Dokumente hierbei „vereint“ und gemeinsam abgelegt werden müssen.

Wie gelingt das papierlose Büro?

Ein papierloses Büro von heute auf morgen umzusetzen, ist etwas viel erwartet. Aber in kleinen Schritten kann man den Weg hin zum Büro ohne Papier finden und sich damit viel Zeit und Arbeit ersparen. Ein paar technische und organisatorische Voraussetzungen sind natürlich notwendig, damit das gelingen kann.

1. Die passende Software und Hardware

Für ein gut funktionierendes papierloses Büro benötigt man selbstverständlich die notwendige Ausstattung. In erster Linie benötigt man einen Scanner, mit dem man relativ schnell und einfach Dokumente einscannen kann. Für Selbständige, die an unterschiedlichen Orten arbeiten, eignet sich dazu ein mobiler (kleinerer) Scanner sehr gut (auch Handscanner genannt). Die gibt es in unterschiedlichen Ausführungen bereits ab ca. 35 Euro. Je nach Qualität kann solch ein Scanner bis zu 30 Scans pro Minute durchführen. Soll es noch schneller gehen, ist ein „richtiger“ Dokumentenscanner ratsam. Achte darauf, dass der Scanner einen Papiereinzug besitzt, der auch unterschiedliche Papierformate scannen kann.

Die meisten Scanner bekommen eine Software mitgeliefert, die die Ablage der gescannten Dokumente in der Cloud oder lokal ermöglicht. Doch schnell wirst du merken, dass du um ein gutes Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) nicht herumkommen wirst, wenn du schnell, sicher und einfach arbeiten und deine Dokumente auch zuverlässig wiederfinden möchtest.

In diesem Bereich gibt es mittlerweile einige kleinere und größere Anbieter, die unterschiedlich Breite Services anbieten. Unternehmen, wie ESCRIBA beispielsweise, ermöglichen direkt Dokumente aus variablen Input-Kanälen zu scannen und in variable Output-Kanäle zu versenden. Auch automatisierte Prozesse und Dokumentenerstellung sind hier kein Problem. ESCRIBA ermöglicht es unter anderem sogar, qualitätsgesicherte Dokumente aus SAP oder ORACLE zu erstellen und diese in einer digitalen Akte abzulegen, was vor allem für mittlere bis größere Unternehmen im Hinblick auf Prozessoptimierung & Co. sehr interessant sein kann.

2. Bestandsaufnahme

Hast du dich für einen Scanner und ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem entschieden, geht es an die Bestandsaufnahme. Sicher existiert dein Büro nicht erst seit gestern und es gibt schon einigen Papierkram, der entweder bereits abgeheftet ist oder auf deinem Schreibtisch noch darauf wartet, abgelegt zu werden.

Bei der Bestandsaufnahme geht es darum, dir einen Überblick über alle wichtigen und benötigten Dokumente zu verschaffen und diese schließlich einzuscannen – so beginnst du mit deinem papierlosen Büro.

3. Work-Flow für die Zukunft

Hast du die Bestandsaufnahme geschafft, besteht bereits eine Dokumentenstruktur und -basis. Auf diesem Fundament solltest du dir nun einen geeigneten Work-Flow überlegen, wie du das papierlose Büro nun auch weiterhin nutzt und umsetzen kannst.

Entweder du schaffst dir eine Dokumentenablage, die du ein Mal wöchentlich bearbeitest, einscannst und ordnest. Oder vielleicht liegt es dir eher, jedes Dokument sofort bei Erhalt einzuscannen und einzuordnen. Das ist natürlich vollkommen dir und deinem Arbeitsrhytmus überlassen.

4. Konsequent bleiben

Und wie immer: solche grundlegenden strukturellen Änderungen funktionieren natürlich immer nur, wenn man selbst konsequent dabei bleibt. Mit der Zeit wirst du deine Hardware, Software oder auch deinen Work-Flow sicher noch justieren, aber bleib in jedem Fall dran!

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