Besonders in Zeiten, in denen sich nicht mehr alle Mitarbeiter eines Unternehmens permanent zur selben Zeit am selben Ort befinden, Agenturen, Freelancer und Projektmitarbeitende rund um den Globus verteilt sind, wird es immer wichtiger, gemeinsame Projekte gut und transparent zu koordinieren und umzusetzen. Eine gute Planung ist für eine erfolgreiche Projektfertigstellung die Grundlage. Doch wie ermöglicht man allen Beteiligten stets einen guten Überblick über Stand, Meilensteine und anstehende Aufgaben des Projekts? Wie kommuniziert man möglichst einfach? Und wie kann man Chaos vermeiden?
Die Antwort ist relativ schnell gefunden – es muss eine Software her, die genau auf jene Bedürfnisse ausgerichtet ist und die Projektkommunikation unabhängig von Ort und Zeit flüssig und übersichtlich zulässt.
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Projektmanagement-Software oder „Eigenkreation“?
Eine Projektmanagement Software wie bspw. Comindware Project sind eigens für die Koordination und Entwicklung von Projekten entwickelt worden. Hiermit ist es möglich, die Projektplanung und die Ressourcenaufteilung automatisiert vornehmen zu lassen, sowie eine optimierte Projektausführung zur erstellen. Berichterstellung und Teamkollaboration sind außerdem Standards einer solchen Software, wie auch die nahtlose Integration in MS Outlook und Apps für iPhone, Android und iPad.
Für die Planungsphase mit Comindware erübrigt sich durch die Prioriätenvergabe und Aufgabenzuweisung eine manuelle Projetplanung, da anhand der Vorgabewerte eine automatisierte Planung erstellt werden kann. Hinzu kommt ein Überblick über den Echtzeit-Status des Projekt, sowie eine „Vorausrechnung“ des Projektfortschritts in Form von Gantt-Diagrammen.
Vergleichen wir allein diese Features mal mit „Eigenkreationen“ bspw. in Excel wird schnell auffallen, dass man mit dieser manuellen Weise auf viel Komfort und Überblick verzichten muss und man immer wieder Probleme bekommt, weil die Dateien für jedes Teammitglied immer wieder geupdatet werden müssen. Ganz zu schweigen von komfortablen Berichten und einer integrierten Teamkollaboration.
Zeit sparen und Ressourcen optimal einplanen
In der Konsequenz geht es für Unternehmen eigentlich immer darum, Ressourcen so optimal einzusetzen, sodass ein ebenso optimales Verhältnis aus Einnahmen und Kosten entsteht. Manuell jedoch, geht bei der Planung und Umsetzung von größeren Projekten immer sehr viel Zeit verloren und ob vorhandene Ressourcen immer wirklich gut eingesetzt werden, ist oft eine subjektive Frage und Entscheidung.
Eine Projektmanagement-Software kann hier viel „logischer“ entscheiden und sich in vielen Prozessen zeitsparend auswirken. Und schließlich ist Zeit für Unternehmen immer eins: Geld.
Gleiches gilt für die Berichterstellung, um beispielsweise Zwischenreports oder komplette Reports zum Projekt abzulieferen. Statt hier stundenlang selbst in Excel & Co. Berichte zusammen zu schustern, genügen bspw. bei Comindware ein paar Klicks, um Berichte und Protokolle direkt aus dem System zu ziehen und an Teammitglieder oder andere Verantwortliche zu senden.
Fazit – Eine gute Planung macht ein gutes Projekt
Es ist ja nun kein Geheimnis mehr, dass ein gutes Projekt vor allem dann erfolgreich sein kann, wenn die Planung stimmt. Bei größeren Projekten, deren Teammitglieder bspw. relativ ortsunabhängig sind, spielt die Planung und Dokumentation des Projekt sogar noch ein größere Rolle, da sie Aufgaben und Teammitglieder „zusammenhält“. Um eine gute Projektmanagement-Software kommt man dann eigentlich kaum noch herum. Natürlich erledigt sich das Projekt dann auch nicht von selbst und man sollte schon wissen, wie man solch eine Software handhabt. Dennoch: gut geplant, ist halb gemeistert!
