Vor einigen Monaten habe ich hier zum ersten Mal das Thema „Zeiterfassung für Selbständige“ aufgegriffen und in diesem Zuge ein Zeiterfassungs-Tool vorgestellt, mit dem ich besonders gut zurecht komme. Ich benötige eine Zeiterfassung in meinem Arbeitsalltag. Arbeitet man parallel mit mehreren Kunden und an verschiedenen Projekten, hat man schon nach kurzer Zeit keinen Überblick mehr, wie viele zeitliche Ressourcen wofür genutzt wurden.
Nachdem ich es mit es mit ganz „elementaren Werkzeugen“ wie Zettel und Stift, Excel oder der Aufwandsmessung innerhalb von WISO Mein Büro versucht hatte und diese Optionen schließlich doch zu umständlich oder unschön waren, machte ich mich auf die Suche nach einem Zeiterfassungs-Tool, das mir einerseits nicht noch mehr Arbeit bereitete und andererseits mir und meinen Kunden einen guten Überblick liefern kann. Nun bin ich auf ein weiteres, sehr überzeugendes Zeiterfassungs-Tool gestoßen und möchte es euch hier kurz vorstellen.
Hier die Anforderungen, die ein Zeiterfassungs-Tool aus meiner Sicht erfüllen sollte:
- einfache und schnelle Übersicht von Kunden und Projekten
- mehrfache Zuordnung von Projekten zu einem Kunden
- einfaches Anlegen von Projekten und Kunden
- einfaches Erfassen der Zeiten
- generell intuitive Handhabung ohne Wälzen von Handbüchern
- Erfassen der Zeiten auch über mobile Endgeräte
- akzeptables Preis-Leistungs-Verhältnis
- flexbile Auswertungen und Kundenberichte
- Integration von vorab definierten Aufgaben (To-Do-Liste)
- „Teamfähigkeit“
Inhaltsverzeichnis
Zeiterfassung mit joli
Die Anmeldung bei joli Zeiterfassung ist in wenigen Sekunden erledigt (es gibt übrigens die Möglichkeit, das Tool 30 Tage kostenlos zu testen!). Im Anschluss landet man auch schon direkt im Dashboard.
Optisch macht es auf den ersten Blick einen klaren und aufgeräumten Eindruck und auch die Symbolik hat man recht schnell verstanden.
Vorerst ist es ratsam ein paar grundlegende Einstellungen zu treffen. Dazu gehören Infos zur eigenen Firma, die Anzeige von Feiertagen, die Einrichtung von Abteilungen und Vordefinition von Tätigkeiten.
Das Herzstück der Zeiterfassung ist natürlich die Zeiterfassung selbst. Wahrscheinlich aus Gründen der Vereinfachung arbeitet man hier in 15-Minuten-Schritten.
Im Anschluss werden zur eingegebenen Zeit, Job (Aufgabe), (übergeordnete) Tätigkeit und Details erfasst.
Projektmanagement mit joli
Für das Projektmanagement hält das Zeiterfassungs-Tool Joli wie schon beschrieben auch einige hilfreiche Features bereit. Nachdem man Kunden und Tätigkeiten angelegt hat, ist es möglich, auch sogenannte Jobs zu definieren. Gemeint sind damit Aufgaben, die noch erledigt werden müssen.
Die Definitionsvielfalt innerhalb dieser Jobs finde ich persönlich echt klasse. Neben üblichen Eingaben, wie bspw. Stundensatz, Budget, Abrechnung usw. können hier noch viele weitere Einstellungen zu Frequenzen, Beginn, Automatisierungen, Lieferantenrechnungen etc. ausgewählt und bearbeitet werden.
Was mir in diesem Zuge ebenfalls imponiert: die Schnelligkeit des Tools.
Überblick über die joli-Features
Weil der Artikel hier wohl etwas sehr lang werden würde, wenn ich über jedes Feature einzeln berichte, hier eine kleine Zusammenfassung, der für mich überzeugendsten Funktionen und Eigenschaften:
- unkomplizierte Zeiterfassung per Drag & Drop
- übersichtliche und klare Struktur
- Autocomplete Suche
- integriertes Projektmanagement
- Budgetverwaltung
- Jobverwaltung
- integrierte Rechnungslegung und Umsätze
- Kundenberichte
- wiederkehrende Aufgaben automatisieren
- weitere Features
Fazit
joli ausschließlich als Zeiterfassungs-Tool zu betrachten, wäre aus meiner Sicht gar nicht so richtig. Vielmehr ist es Projektmanagement und Zeiterfassung in einem und eignet sich nach meiner Erfahrung wohl am besten für Selbständige / EinzelunternehmerInnen und kleinere Teams – gut scheinbar auch für Teams, in denen nicht alle Teammitglieder am gleichen Ort arbeiten.
Ein paar Kleinigkeiten sind mir für meinen Arbeitsalltag und meine bisherigen Erfahrungen mit solchen Tools aufgefallen. Während ich bspw. die Zeiterfassung in 15-Minuten-Schritten zwar einfach aber nicht immer optimal finde (manchmal benötige ich eben eine minutengenaue Abrechnung), bin ich vom integrierten Projektmanagment über Kunden und Jobs, sowie den einfachen Abrechnungsmöglichkeiten echt begeistert.
Sehr gut gefallen mir hier auch die Berichte. Auf die Optik eines Berichts wird leider nicht in jedem Zeiterfassungs-Tool wert gelegt.
Preis-Leistungs-Verhältnis? Auch schon in meinem letzten Bericht habe ich geschrieben, dass ich es nur sinnvoll finde, dass man für ein gutes Werkzeug auch etwas zahlt. Immerhin möchte man ja auch Leistung, Verbesserung und die ein oder andere Fehlerbehebung. joli kostet nach einem kostenfreien Testmonat aktuell 10 Euro je Monat und User, was ich noch für einen durchaus akzeptablen Preis halte.
„Fazit-Fazit“: Werde ich weiterhin testen und gegebenenfalls auch als Erweiterung oder Ersatz für meine bisherige Zeiterfassung verwenden. Klasse Werkzeug !!
